TOPmanager® ist ein elektronisches Managementsystem

TOPmanager® ist eine intelligente und benutzerfreundliche Lösung für die Verwaltung von Dokumenten, Abweichungen, Verbesserungsvorschlägen und Aufgaben, die immer wieder auftreten – zum Beispiel Kalibrierung, gesetzliche Inspektionen, Service und Wartung usw. TOPmanager® enthält auch ein Modul für die Risikoanalyse, ein HR-Modul für das Management der Kompetenzen, Jubiläen, beruflichen und persönlichen Ziele der Mitarbeiter, eines Prüfungsmoduls und eines Infoboards für Wissensaustausch, elektronisches Schwarzes Brett und Zielmanagement. Erhalten Sie hier einen schnellen Einblick in TOPmanager® (Film von Youtube). 

Dokumente sind beispielsweise Prozesse, Verfahren/Geschäftsabläufe, Anweisungen, Qualitätsspezifikationen, Stellenbeschreibungen und Formulare. Alle Verwaltungsverfahren, die Sie in der Organisation haben.

Die primäre Zielgruppe für TOPmanager®

Die Software wurde entwickelt und ist auf die Anforderungen eines elektronischen Managementsystems in allen Arten von Organisationen zugeschnitten.

In Organisationen mit über 1.000 aktiven Benutzern haben wir die Möglichkeit, spezielle Setups anzubieten. Ein spezielles Setup kann in einem separaten Web-Hotel durchgeführt werden, ebenso wie es andere Optionen geben kann. Kontaktieren Sie uns unter der Telefonnummer +45 56 29 72 36, um mehr darüber zu erfahren.

Wenn Sie viele Benutzer erstellen müssen, haben wir die Möglichkeit, Ihnen bei der Erstellung zu helfen, oder wir bieten an, Ihre Mitarbeiterdaten in eine Datendatei zu konvertieren, die unsere Programmierer in TOPmanager® laden. Im Zweifelsfall kontaktieren Sie uns telefonisch unter +45 56 29 72 36.

TOPmanager® wurde von Personen mit langjähriger praktischer Erfahrung aus dem Qualitätsmanagement und LEAN entwickelt

TOPmanager® wurde von Personen entwickelt, die ausgebildete Lead Auditors sind und über mehr als 30 Jahre praktische Erfahrung mit Managementsystemen verfügen. Diese erfahrenen Berater wissen, welche Anforderungen ein Managementsystem erfüllen muss, um für die Benutzer intuitiv zu sein, einfach zu arbeiten, effektiv zu funktionieren und über ausreichende “Transparenz” zu verfügen, um Vertrauen in die Organisation aufzubauen.

WEB-basierte Lösung

TOPmanager® ist ein webbasiertes Managementsystem. Egal wo auf der Welt Sie sich befinden, können Sie sich über Ihren Browser bei Ihrem Managementsystem anmelden. Das System kann in Browsern wie Google Chrome, Safari, Edge oder Firefox angezeigt werden. Wir empfehlen nicht, Internet Explorer zu verwenden, da dieser Browser seit 2015 nicht mehr aktualisiert wird. Das System ist für Google Chrome optimiert. Wir empfehlen daher, diesen Browser anzuwenden, um alle Funktionen optimal nutzen zu können. Das System befindet sich in einem gehosteten Webhotel. Das Backup wird mehrmals täglich erstellt.

Computer, Tablets og Smartphones
Das Programm kann auf allen Geräten verwendet werden, die im Internet manövrieren können. Aufgrund der Informationen im Managementsystem empfehlen wir die Verwendung eines Computers oder Tablets.

Die Vorteile von TOPmanager®
Das Softwareprogramm enthält verschiedene Elemente, die alle miteinander kommunizieren. Wenn Sie in TOPmanager® arbeiten, haben Sie eine einfache Kontrolle über:

• Dokumente und automatische Versionskontrolle.
• Möglichkeit, mit Flussdiagrammen in den Dokumenten zu arbeiten
• Elektronische Registrierung und Bearbeitung von Abweichungen.
• Elektronische Registrierung und Bearbeitung von Verbesserungsvorschlägen.
• Integrierte Risikoanalysen – Möglichkeit, mit 4 verschiedenen Modellen zu arbeiten
• Task Manager – zur Verwaltung wiederkehrender Aufgaben wie Kalibrierung von Geräten, Service, gesetzliche Inspektionen, Wartung, Vertragsverhandlungen, Mitarbeiterversammlungen usw.
• Sie können mit 4 Dokumenttypen/-ebenen arbeiten. Verfahren/Geschäftsverfahren, Anweisungen, Sektionsdokumente, Qualitätsspezifikationen.
• Einfache Erstellung von Vorlagen für Geschäftsprozesse, Anweisungen, Organisationspläne, Stellenbeschreibungen, Qualitätsspezifikationen und andere Dokumente.
• Ein gutes Designmodul, damit das Managementsystem problemlos an die Corporate Identity des Unternehmens angepasst werden kann.
• Verweise auf ISO-Normen, sodass es einfach ist, Querverweise zu erstellen und festzustellen, ob alle Anforderungen in den Normen abgedeckt sind.
• Ein Managementsystem, das in mehreren Sprachversionen (Dänisch, Englisch, Deutsch und Schwedisch) verfügbar ist.
• Suchfunktion, die über Geschäftsprozesse, Anweisungen, Abweichungen und Verbesserungsvorschläge hinweg im Task Manager und nach Dateinamen in der hochgeladenen Dokumentation sucht.
• Möglichkeiten zum Extrahieren einer umfassenden Zusammenfassung, detaillierter Übersichtsberichte und verschiedener Informationen.
• Vier verschiedene Benutzerebenen: Superuser, Benutzer, Gastebene und Infoboard. Jede Benutzerebene verfügt über definierte Rechte und Optionen und ein Superuser kann zusätzliche Berechtigungen auf Benutzerebene hinzufügen.
• Möglichkeit, eine unbegrenzte Anzahl von Benutzergruppen zu erstellen – zum Beispiel Gruppen für Mitarbeiter in “Vertrieb”, “Einkauf”, “Marketing” usw.
• Möglichkeit, vor der Veröffentlichung Entwürfe zur Konsultation für Kommentare zu senden.
• Möglichkeit, Dokumente zum Training zu senden und Erstellung der Trainingsgeschichte.
• HR-Modul mit Möglichkeiten zur Verwaltung von Kompetenzen, Aus- und Weiterbildung, Ergebnissen von Mitarbeitergespräche usw.
• Möglichkeit, individuelle Aufgaben mit Mitarbeitern zu verwalten und zu initiieren. Zum Beispiel Follow-up zur Wirksamkeit initiierter Aus- und Weiterbildungsaktivitäten, Mitarbeitergesprächen usw.
• Möglichkeit, Einwilligungserklärungen (DSGVO) zu verwalten und einen Überblick über Einwilligungserklärungen von Benutzern usw. zu erhalten.
• Intelligentes Infoboard mit elektronischem schwarzen Brett, Abwesenheitsübersicht, Zielverwaltung, Berichtsanzeige und Seitenanzeige von Fotos und Filmen.
• Browserbasiertes Managementsystem mit Zugriff auf das Managementsystem, egal wo auf der Welt Sie sich befinden, solange Sie Zugriff auf das Internet haben.
• Detaillierte Anleitungen in mehreren Sprachen, unterstützt mit guten Grafiken, zu allen Funktionen.
• Die Software ist validiert.
• Hotline – alle Tage der Woche.
• Ein Managementsystem, das intuitiv und daher einfach zu bedienen ist.

Abweichungen
In TOPmanager® ist es einfach, eine Abweichung zu registrieren. Nur ein paar Klicks, dann wird die Abweichung registriert und ist ein Teil des Systems. Allen Abweichungen wird eine eindeutige Nummer zugewiesen. Da die Erstellung einfach ist, ist der Anreiz für alle Mitarbeiter groß, Abweichungen zu erzeugen, an denen sie entweder selbst oder  ein anderer Mitarbeiter arbeiten können. Superuser können verschiedene Arten von Abweichungen, verschiedene Fehlerkategorien, verschiedene Abteilungen usw. erstellen.

Abweichungen können einen unterschiedlichen Status haben, je nachdem, wie weit die Abweichungen im Behandlungsprozess sind. Wir arbeiten mit den Kategorien:

• Erstellt
• Unerledigt
• In Bearbeitung
• Beendety – erwartet Follow-up
• Beendet und Follow-up vollendet

Verbesserungsvorschläge
Die Registrierung und Verwaltung von Verbesserungsvorschlägen ist für alle Mitarbeiter der Organisation von wesentlicher Bedeutung, damit jeder Vorschlag systematisch bewertet werden kann und die Unternehmensleitung entscheiden kann, ob der Vorschlag umgesetzt werden soll oder was mit der Idee geschehen soll. In TOPmanager® ist es einfach, Verbesserungsvorschläge zu registrieren. Nur ein paar Klicks, dann wird der Verbesserungsvorschlag registriert und ist ein Teil des Systems. Allen Vorschlägen wird eine eindeutige Nummer zugewiesen. Da die Erstellung einfach ist, ist der Anreiz für alle Mitarbeiter groß, Verbesserungen zu registrieren. Alle Verbesserungsvorschläge können an einen oder mehrere Empfänger in der Organisation gerichtet werden. Verbesserungsvorschläge können einen unterschiedlichen Status haben, je nachdem, wo sich die Vorschläge im Verarbeitungsprozess befinden. 
Wir arbeiten mit den Kategorien:

• Erstellt
• In Bearbeitung
• Unerledigt
• Beendet – erwartet Follow-up
• Beendet und Follow-up vollendet

Task Manager
Der Task Manager ist ein Tool zum Verwalten wiederkehrender Aktivitäten im Unternehmen. Dies kann zum Beispiel die Kalibrierung von Messgeräten, die Wartung und Instandhaltung von Maschinen, die gesetzliche Inspektion von Leitern, Kabeltrommeln und Anderes sein, das eine gesetzliche Inspektion erfordert, Inspektion von Gebäuden und Geräten und vieles mehr. Im Task Manager werden Datenkarten für jede einzelne Aktivität/jedes einzelne Werkzeug erstellt und anschließend können Kalibrierungen, Überprüfungen oder Anderes registriert werden. Der Task Manager gibt Ihnen einen Überblick darüber, wann die letzte Registrierung stattgefunden hat und wann die nächste Registrierung erfolgen sollte. Jeder einzelnen Registrierung können auch Dateien zugeordnet werden, z. B. ein Messbericht, ein Servicebericht oder Dokumentation von einem externen Lieferanten.

Auditmodul
Das Auditmodul umfasst die Verwaltung von Lead Auditoren, Auditoren und Auditor Trainees, die Festlegung von Rahmenbedingungen für interne und externe Audits, detaillierte Programme, Auditpläne, Standard-Checklisten, Schildkröten-Diagramme und Auditberichte.

Es ist einfach, während der Ausarbeitung des Auditberichts Abweichungen und Verbesserungsvorschläge zu erstellen.

Sie haben die Möglichkeit, Ihre eigenen Standard-Checklisten mit Fragen zu erstellen, die Sie häufig verwenden. Wenn Sie Ihre eigenen Standard-Checklisten erstellen, können Sie die Standard-Checkliste von TOPmanager® als Ausgangspunkt verwenden. Diese enthält 24 Fragen, von denen einige aus mehreren ausführlichen Fragen bestehen. Insgesamt enthält die TOPmanager®-Standard-Checkliste 64 Verhältnisse, deren Aufdeckung sinnvoll ist.

Sie können auch ganz einfach Fragen aus der ursprünglichen TOPmanager®-Standard-Checkliste entfernen oder hinzufügen und die benutzerdefinierte Liste dann zu Ihrer eigenen Standard-Checkliste machen.

In den Checklisten haben Sie die Möglichkeit, für jede der Fragen eine Punktzahl (+2, +1, -1, -2) für die Antwort zuzuweisen. Sobald alle Fragen überprüft sind, können Sie eine Gesamtbewertung über das Erlebnis der Antwort in der individuellen Checkliste bekommen.

Die Option mit “Punktzahl” eignet sich besonders für Audits, bei denen Sie dieselben Verhältnisse aufdecken und somit verschiedene Situationen vergleichen können. Zum Beispiel für Audits bei Subunternehmern, für Audits in vergleichbaren Abteilungen usw.

Verweise auf die Anforderungen, Prozesse und Dokumente der ISO-Normen
In Checklisten und Auditberichten haben Sie die Möglichkeit, auf die Abschnitte der ISO-Normen, auf Ihre Prozesse und/oder auf die versionierten Dokumente des Unternehmens zu verweisen.

Querverweismatrix
Die Anforderungen in den am häufigsten verwendeten ISO-Normen sind Teil von TOPmanager®. Als Kunde werden Sie mit dem Norm oder den Normen verknüpft, die Sie in Ihrem Qualitätsmanagementsystem verwenden. Wenn Sie Ihre Geschäftsverfahren und Anweisungen hochladen oder überarbeiten, haben Sie die Möglichkeit, die relevanten Abschnitte des Norms jedem einzelnen Geschäftsverfahren zuzuordnen. Unter dem Menüpunkt “Auszug” bekommen Sie einen Überblick über Querverweise im Vergleich zu Ihren Geschäftsverfahren. Auf diese Weise bekommen Sie einen schnellen Überblick und Informationen darüber, welche Abschnitte des Norms möglicherweise noch nicht vom Managementsystem Ihres Unternehmens abgedeckt sind.

Das HR-Modul
Das HR-Modul erleichtert die Verwaltung der Kompetenzen der Mitarbeiter. Jeder Benutzer (Mitarbeiter) verfügt über eine Datenkarte mit relevanten Informationen zum Mitarbeiter, z.B. Adresse, Namen und Telefonnummern der Verwandten des Mitarbeiters, ausgelieferte Effekte, berufliche Ziele und persönliche Ziele, Bildungszertifikate, Empfehlungen usw. können hochgeladen werden. Als Kunde entscheiden Sie, ob Sie das HR-Modul nutzen möchten. Wenn Sie die Möglichkeiten des HR-Moduls nutzen möchten, haben Sie Zugriff auf das Modul. Wenn Sie das HR-Modul nicht verwenden möchten, haben Sie keinen Zugriff auf diese Funktion und es entsteht kein “Rauschen” in der Ansicht der Startseite.

Zugriff auf die Mitarbeiterstammkarte
Beim Erstellen werden die Begriffe “Geschäftsführer” und “HR Manager” definiert. Diese Funktionen haben immer Zugriff auf alle Stammkarten. “Geschäftsführer” und “HR Manager” werden daher als auf einer Gesamtebene betrachtet. Der “Geschäftsführer” oder “HR Manager” weist Abteilungsleitern Personalverantwortung zu, und danach hat der Abteilungsleiter das Recht, Stammkarten seiner eigenen Mitarbeiter anzuzeigen.

Kompetenzen – berufliche und soziale Kompetenzen
Der Personalverantwortliche entscheidet das berufliche Kompetenzniveau und das Niveau der sozialen Kompetenzen. Die beruflichen Kompetenzen sind in eine Reihe von Unterprozessen unterteilt, die von Superusern definiert werden, und das Niveau wird neben den einzelnen Unterprozessen festgelegt.

TOPmanager® hat eine Reihe von sozialen Kompetenzen definiert, die genutzt werden können. Der Kunde kann jedoch seine eigenen sozialen Kompetenzen definieren. Vielleicht hat das Unternehmen eine Reihe von Werten, mit denen es wichtig ist, zu arbeiten, und dies ist mit dem HR-Modul möglich.

Kompetenzmatrix
Die Kompetenzmatrix kann für alle Benutzer (mit Ausnahme der Gastebene) erstellt werden, wobei die einzelnen Werte in Farben konvertiert werden.

Erweiterte Kompetenzmatrix
“Geschäftsführer”, “HR Manager” und Abteilungsleiter haben das Recht, eine erweiterte Kompetenzmatrix mit allen relevanten Informationen über die Mitarbeiter zu erstellen – einschließlich Alter, Dienstalter, Abteilungsleiter, berufliche Kompetenzen und soziale Kompetenzen.

Jahrestage
Alle Benutzer (außer auf Gastebene) können eine Liste mit Geburtstagen und Jubiläen erstellen. Die Geburtstage und Jahrestage, die in der Liste angezeigt werden sollen, werden von den Superusern festgelegt.

Infoboard
TOPmanager® enthält ein intelligentes Infoboard, mit dem Sie individuelle Ansichten für Benutzer und auf Infobildschirmen im gesamten Unternehmen festlegen können. Jeder Infobildschirm wird als einzelner Benutzer erstellt und bietet somit individuelle Möglichkeiten für Ansichten. Info-Bildschirme zeigen nur das Infoboard und können nicht zum Surfen im Rest des Systems verwendet werden.

Das Infoboard enthält folgende Elemente:

• Abwesenheitsübersicht
• Elektronisches Schwarzes Brett
• Leuchtlaufschrift mit Jahrestagen
• Zielmanagement
• Überblick über die letzten Verbesserungen
• Überblick über die letzten Abweichungen
• Zusammenfassung der letzten 90 Tage

Abwesenheitsübersicht
Sie können bis zu 5 verschiedene Abwesenheitskategorien erstellen, z.B. ungeplante Abwesenheit, Freizeit, Kundenbesuche und Kurse. Dies sind nur Beispiele – die Möglichkeiten liegen bei Ihnen. Es kann auch verwendet werden, wer heute in welchen Abteilungen arbeitet usw. Diese Funktion kann wie alle anderen Funktionen in der Ansicht auf dem einzelnen Infoboard ein- und ausgeschaltet werden.

Elektronisches Schwarzes Brett
Dies wird das Werkzeug für den zukünftigen Informationsaustausch des Unternehmens sein. Alle Benutzer können Mitteilungen auf dem Schwarzen Brett veröffentlichen. Mitteilungen können zu festgelegten Zeiten geplant und veröffentlicht werden, ebenso wie alle Mitteilungen archiviert werden. Hier finden Mitarbeiter relevante Informationen darüber, was im Unternehmen passiert. Beispiele für Bekanntmachungen könnten folgende sein: Ein neuer Großkunde, Kundenbesuch im Haus, Bekanntmachung über eine Sitzung, Ausstellung im Kunstverband, Einstellung eines neuen Mitarbeiters … usw. Nur die Vorstellungskraft setzt Grenzen. Diese Funktion kann wie alle anderen Funktionen in der Ansicht des einzelnen Infoboards ein- und ausgeschaltet werden.

Leuchtlaufschrift mit Jahrestagen
Mitarbeiter, die Geburtstag oder Jubiläum haben, sind in einer Leuchtlaufschrift auf der Vorderseite des Infoboards gekennzeichnet. Diese Funktion kann wie alle andere Funktionen im Display des einzelnen Infoboards ein- und ausgeschaltet werden.

Zielmanagement
Hier können Sie alle relevanten Ziele der Organisation anzeigen. Sie wählen, wie viele Ziele Sie zeigen möchten. Jedes Ziel kann bis zu 12 Registrierungen enthalten und Sie können verschiedene grafische Ansichten des Ziels (Balken-, Kreis- oder Liniendiagramm) auswählen. Das Zielmanagement kann beispielsweise verwendet werden, um Umsatz, Anzahl der Abweichungen, Zustrom neuer Kunden, Registrierung von Nahereignissen, Verschüttungen und Verschrottungen usw. anzuzeigen. Diese Funktion kann wie alle andere Funktionen in der Anzeige auf dem einzelnen Infoboard ein- und ausgeschaltet werden.

Überblick über die letzten Verbesserungsvorschläge
Die letzten 13 Verbesserungsvorschläge werden in einer Übersicht angezeigt, die kurz das Registrierungsdatum und den Beginn der Verbesserung zeigt. Die Übersicht enthält Links zu den einzelnen Verbesserungsvorschlägen. Diese Funktion kann zusammen mit der Anzeige von Abweichungen und Zusammenfassungen in der Anzeige auf dem einzelnen Infoboard ein- und ausgeschaltet werden.

Überblick über die letzten Abweichungen
Die letzten 13 Abweichungen werden in einer Übersicht angezeigt, die kurz das Registrierungsdatum und den Beginn der Abweichung zeigt. Die Übersicht enthält Links zu den einzelnen Abweichungen. Diese Funktion kann zusammen mit der Anzeige von Verbesserungsvorschlägen und Zusammenfassungen in der Anzeige auf dem einzelnen Infoboard ein- und ausgeschaltet werden.

Zusammenfassung der letzten 90 Tage
Zusammenfassung ist ein Bericht, der eine Vielzahl von Details über die Anzahl der Abweichungen, die Kosten im Zusammenhang mit den Abweichungen, die Ursachen für die Fehler und Informationen über die Abteilungen enthält, in denen die Abweichungen aufgetreten sind. Die Zusammenfassung enthält auch Informationen zur Effizienz/Geschwindigkeit der Verarbeitung der Abweichungen. In der Zusammenfassung befindet sich eine gute grafische Anzeige. Diese Funktion kann zusammen mit der Anzeige von Verbesserungsvorschlägen und Abweichungen in der Anzeige auf dem einzelnen Infoboard ein- und ausgeschaltet werden.

Sprachversionen
Sie werden als Neukunde mit der vereinbarten Sprachversion angelegt. Wir können die Sprachversion jedoch problemlos für Sie ändern und alle Softwareüberschriften ändern sich in die ausgewählte Sprache – auch wenn Sie auf dem besten Weg sind, die Software im Unternehmen zu verwenden. Sie haben auch die Möglichkeit, eine eigene Sprachversion von TOPmanager® zu entwickeln – zum Beispiel Spanisch, Portugiesisch, Polnisch, Schwedisch oder Französisch.

TOPmanager® wird derzeit in folgenden Sprachversionen angeboten:

• Dänisch
• Englisch
• Deutsch
• Schwedisch

Kontaktieren Sie uns
Wenn Sie mehr über TOPmanager® erfahren möchten, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail oder telefonisch unter +45 56 29 72 36. Wir können Ihre Fragen telefonisch beantworten oder ein unverbindliches Treffen mit Ihnen vereinbaren, bei dem Sie das Programm sehen und  die Möglichkeiten für Sie und Ihr Unternehmen spüren können.