Det er nærliggende, at registrere ulykker og arbejdsmiljøhændelser i TOPmanager® som en del af afvigelsesregistreringen på lige fod med øvrige afvigelser – eksempelvis kvalitets- og miljøafvigelser. Du skal dog være opmærksom på registreringen af personoplysninger.
Såfremt du arbejder med arbejdsmiljøhændelser (eksempelvis ulykker) skal du være opmærksom på at helbredsoplysninger nyder særlig beskyttelse, jævnfør gældende lovgivning om personoplysniger (GDPR art. 9), hvorfor man skal have en særlig god grund til overhovedet at behandle sådanne oplysninger og behandlingen heraf skal ske på en skærpende måde.
Det betyder, at et brækket ben eller en forstuvet hånd er en helbredsoplysning lige så meget som en kronisk sygdom eller en dødelig sygdom ifølge GDPR.
For det første, skal det klarlægges, om det virkelig er en nødvendighed at registrere den tilskadekomne medarbejders helbredsoplysning. I skal tage stilling til om I finder det så vigtigt, at lederen og/eller medarbejderene, som skal arbejde med afvigelsen, skal kunne få yderligere oplysninger fra den forulykkede person?
Hvis I mener det er en nødvendighed for driften af virksomheden og for at forbedre sikkerheden på arbejdspladsen, kan det måske være undtagelsen til at registrere ulykken og dermed behandle oplysningen. I så fald bør I nøje overveje, at indhente samtykke fra den forulykkede inden registreringen finder sted.
Anonymisering af den forulykkede medarbejder kan muligvis være en løsning, men spørgsmålet er hvorvidt om det overhovedet er anonymt, når ledelsen og/eller medarbejderne ved hvem det var, som kom til skade.
Hvis i vælger at registrere hændelsen som anonymiseret, kunne en mulig registrering udføres som “Arbejdsulykke ved pakkebånd i form af brækket finger” uden nærmere information om hvem den forulykkede medarbejder er eller oplysninger om hvornår hændelsen fandt sted.
Det er dig, din ledelse og din virksomheds ansvar at overholde lovgivningen at kunne dokumentere overholdelse af lovgivningen.
For god ordens skyld gør vi opmærksom på at TOPmanager® alene er databehandler som handler på baggrund af instruks, mens den enkelte kunde (du og din virksomhed) er dataansvarlig og derfor oppebærer det fulde ansvar for indhold i afvigelser og det øvrige ledelsessystem – herunder omfanget af personoplysninger.