TOPmanager® er et standardsystem. Det betyder, at principper og regelsæt for dokumentstyring, kladdehøring, dokumenter i træning, afvigelsesregistrering, styring af forbedringer, risikoanalyser, styring af audits og alle de øvrige moduler er programmeret til at fungere ud fra samme principper uanset hvilken bruger og virksomhed, som anvender softwaren.
Det er ikke muligt, at ændre principperne for dokumentstyring i softwaren ligesom det ikke er muligt at hverken tilføje eller fjerne felter i afvigelsesformularen, forbedringsformularen, risikoanalysemodulet, auditmodulet, Taskmanageren eller i HR-modulet.
Styrken ved at vælge et standardsystem som TOPmanager®
Styrken ved at anvende TOPmanager® er adgangen til gennemprøvede og funktionelle features, som anvendes af mange brugere indenfor en lang række forskellige standarder. Endnu en styrke er de mange features, muligheder og moduler i ét system til forholdsvis lav pris. TOPmanager® er gennemprøvet og valideret, hvilket er en kvalitetssikring ved at anvende et standardsystem.
Felter i formularer kan hverken tilføjes eller fjernes
Indtastningsfelter i TOPmanager® formularer kan ikke tilføjes, flyttes eller fjernes. Opbygningen og designet af formularerne er sket med afsæt i mangeårig erfaring med ledelsessystemer, kravene i en lang række ISO-standarder samt tilbagemeldinger fra kunder. Opbygningen af formularerne hjælper brugerne igennem processen og understøtter procestrin, som oftest er krævet i dokumentationen i henholdsvis afvigelser, forbedringer, risikoanalyser, task, audittjeklister og -rapporter og kompetencer. *)
Et niveau af afvigelsestyper og kategorier
TOPmanager® består af ét niveau af afvigelsestyper og fejlkategorier. Det er ikke muligt at skabe yderligere underkategorier på eksempelvis afvigelsestyper eller fejlkategorier. Det er muligt at oprette, navngive eller omdøbe de ønskede afvigelsestyper og fejlkategorier. Der kan oprettes ubegrænset antal afvigelsestyper og fejlkategorier. Afvigelsestyper og fejlkategorier kan frit kombineres, så der kan uddrages god statistik af registreringerne.
Risikoanalyser
TOPmanager® har fastlagte gradueringer i de forskellige modeller i risikoanalyserne. Værdier i Sandsynlighed, Konsekvens og Opdagelse er fastlagt til værdier mellem 1-5 og kan ikke ændres. Det er ikke muligt, at skabe sine egne gradueringer ved risikoanalyser.
Personalestamkort
TOPmanager® har fastlagte gradueringer på faglige og sociale kompetencer. Værdier er fastlagt til værdier mellem 0-10 og kan ikke ændres. Det er ikke muligt at skabe egne gradueringer vedr. kompetencer på medarbejderstamkort.
Muligheder for at tilpasse TOPmanager® til jeres begrebsverden
Det er muligt, at ændre navngivningen af Forretningsgange og Instruktioner til eksempelvis Processer, Procedurer og Instrukser eller Vejledninger. Ligeledes kan begrebet Afvigelser ændres til eksempelvis Hændelser eller AE-Sager. Dette muliggør, at TOPmanager® tilpasses til den begrebsverden, som I allerede kender i virksomheden.
Afvigelser
Det er muligt at ændre en lang række af overskrifterne til felterne i afvigelsesformularen. Eksempelvis kan overskrifterne for følgende felter ændres: Varenummer, Varetekst, Ordrenummer, Ref / Batch / Serienr. Tegningsnr., Produktionsdato, Leveringsdato. Felterne kan eksempelvis ændres til overskrifter som: Sagsnummer, Lot-nummer, Serienummer, Afsendelsesdato, Termin m.f.
Forbedringer
Det er ligeledes muligt at ændre overskriften i et enkelt felt i Forbedringsformularen.
Kontakt os ved ønske om ændringer i TOPmanager® inden for ovenstående muligheder
Ønsker du at begreberne Forretningsgange og/eller Instruktioner skifter navn eller overskifter ændres i Afvigelsesformularen eller Forbedringsformularen skal du kontakte systemudbyderen. Disse ændringer gennemføres uden beregning.
*) I særlige tilfælde kan enkelte felter gøres ikke-synlige. Felter som ikke skal være synlige kræver specialprogrammering, som debiteres separat.
Flere FAQ
Hvorfor skal I vælge en cloud-løsning?
Fordi der er mange fordele ved at vælge en cloudløsning!Ofte kan overvejelserne ved at vælge et nyt ledelsessystem gå på om der skal vælges et ledelsessystem, som ligger på lokal server ELLER der skal vælges et ledelsessystem som er cloudbaseret - altså...
Kan validering af TOPmanager® gennemføres onsite i egen version af programmet?
Vi tilbyder vores kunder, at gennemføre Customer Validation. Customer Validation gennemføres i jeres version af TOPmanager® og kan enten gennemføres remote (valideringsteamet logger på jeres system fra en ekstern plads) eller onsite (valideringsteamet sidder fysisk i...
Hvorfor skal I vælge TOPmanager®?
Fordi TOPmanager® er nemt!Den største gevinst ved at anvende TOPmanager® er den øgede effektivitet og minimering af tiden, som anvendes på ledelsessystemet i hele organisationen. TOPmanager® er intuitiv og visheden om at alt omkring ledelsessystemet er...
API – data mellem TOPmanager® og andre systemer
API - Application Programming InterfaceDet er muligt at udveksle data mellem TOPmanager® og andre systemer ved hjælp af en specialprogrammering.Hvis I ønsker at dele data mellem eksempelvis e-conomic og TOPmanager® eller Business Central og TOPmanager® tilbyder vi at...
Hvad gør jeg hvis der vises en forkert tjekliste på et task?
Du kan desværre opleve, at din browser spiller dig et puds. Forstået på den måde, at har du arbejdet intensivt med tjeklister, skabt nye tjeklister eller redigeret tidligere tjeklister kan du opleve - helt afhængig af din pc eller mac - at der vises en...
Kan jeg registrere arbejdsmiljøhændelser og ulykker i TOPmanager®?
Det er nærliggende, at registrere ulykker og arbejdsmiljøhændelser i TOPmanager® som en del af afvigelsesregistreringen på lige fod med øvrige afvigelser - eksempelvis kvalitets- og miljøafvigelser. Du skal dog være opmærksom på registreringen af personoplysninger....
Indtal en afvigelse eller en forbedring ved hjælp af mobiltelefonen
Det er nemt at opstarte og udfylde en afvigelse med de grundlæggende informationer ved hjælp af mobiltelefonen. Du kan også indtale forbedringer mens de nye idé er i frisk erindring. Hurtigt og funktionelt. De fleste smartphones har en funktion, som omsætter tale til...
Hvordan får jeg notifikationer fra TOPmanager®
TOPmanager® udsender 2 typer af notifikationer for at hjælpe brugerne med at bevare overblikket og indfri de fastlagte deadlines.Opsætningen af notifikationer i TOPmanager® er designet til løbende at overvåge deadlines inden for en lang række områder....
Hvordan afregnes antal brugerprofiler og hvordan faktureres TOPmanager®
TOPmanager® afregnes som udgangspunkt én gang årligt medmindre andet er aftalt mellem systemudbyderen og kunden. Licensen for at anvende TOPmanager® er sammensat af en virksomhedslicens samt et antal brugerlicenser.Virksomhedslicensen (systemlicens) er...
Kan data fra en aktivitet genskabes efter sletning har fundet sted?
Desværre er det oftest problematisk at genskabe data - eksempelvis et slettet task - idet en bruger har bekræftet sletningen inden den endelige sletning finder sted.Alle steder i TOPmanager®, hvor sletning foretages skal sletningen bekræftes inden den gennemføres....
Kan der dokumenteres overensstemmelse med FDA’s Title 21 CFR Part 11 krav (for elektroniske ledelsessystemer)?
Vi har i TOPmanager® dokumentation på at vores softwareløsning TOPmanager® er i overensstemmelse med kravene i FDA’s (Food and Drug Administration, USA) Title 21 CFR Part 11 vedrørende elektroniske ledelsessystemer. Det er vi rigtig stolte af. Auditorer fra...
Hvordan kan TOPmanager® interagere med mit ERP-system?
Det er muligt at få TOPmanager® til at interagere (hente data) med virksomhedens ERP-system og dermed understøtte det øgede krav om digitalisering og integration mellem IT-systemer. Integration kan medvirke til både kvalitetssikring af de anvendte data, hindring af...
Hvad indeholder TOPmanager?
Softwareprogrammet indeholder forskellige elementer, som alle taler sammen. Når du arbejder i TOPmanager® oplever du nem styring af eksempelvis:Dokumenter og automatisk versionsstyring.Mulighed for at arbejde med flowdiagrammer i dokumenterneElektronisk...
Hvem er TOPmanager® primært målrettet til?
Softwaren er udviklet og målrettet til at varetage behovene for et elektronisk ledelsessystem i alle typer af organisationer. I organisationer med over 1.000 aktive brugere har vi muligheder for at tilbyde specialopsætninger. En specialopsætning kan ske på...
Hvad gør jeg hvis jeg gerne vil have min egen sprogversion?
Vi opretter dig som ny kunde med den aftalte sprogversion, men denne kan nemt ændres til et andet sprog, hvorefter alle softwareoverskrifter skifter til det valgte sprog. Du har også mulighed for at få udviklet din egen sprogversion af TOPmanager® -...
Hvad gør jeg hvis jeg gerne vil foreslå en ny feature i TOPmanager®?
Har du en god idé til en ny feature i TOPmanager® er du altid velkommen til at kontakte os på mail eller ringe til os på telefon 56 29 72 36.En stor del af vores succes skyldes, at vi siden starten på udviklingen af TOPmanager® har lyttet aktivt til vores...
Hvilke standarder er allerede en del af TOPmanager®?
Du har mulighed for at koble dine forretningsgange og instruktioner sammen med afsnit i forskellige standarder. Følgende standarder er allerede en integreret del af TOPmanager®:ISO 1090-1:2012ISO 3834-2ISO 9001:2015ISO 14001:2015ISO 13485:2016ISO...
Hvordan får jeg en speciel standard ind i TOPmanager®?
Såfremt du ønsker at benytte en anden ISO standard, som endnu ikke er en del af TOPmanager®, er du velkommen til at kontakte os, så vi har mulighed for at tilføje den ønskede standard til TOPmanager®.Efter vi har tilføjet standarden til dit Kunde-ID kan du...
Hvad koster det at benytte TOPmanager®
Prisen på TOPmanager® er sammensat af én årlig systemlicens på softwaren samt en licenspris pr. bruger, som er oprettet i systemet.Vores priser er yderst konkurrencedygtige i forhold til andre systemløsninger på markedet.TOPmanager® indeholder altid...
Jeg overvejer om TOPmanager® er noget for mig, så hvordan kommer jeg videre?
Er du interesseret i at høre mere om TOPmanager®, så kontakt os gerne på mail (du kan anvende "KONTAKT OS"-knappen nedenfor) eller ring til os på telefon 56 29 72 36. Vi kan svare på dine spørgsmål over telefonen eller aftale et uforpligtende møde hos dig,...
Kan Task Manageren påminde mig automatisk
Task Manageren har mulighed for at generere mails automatisk til de personer, som I har besluttet, der skal administrere opgaverne i Task Manageren. På den måde adviseres de ansvarlige brugere i god tid inden deadline. Opgaven fremgår også af...
Hvordan kan jeg organisere mine blanketter/skemaer
Du kan nemt inddele din Blanket-mappe i undermapper. I den underliggende mappe fremgår det tydeligt, hvilke blanketter der ligger i den enkelte undermappe. Det kan ses på oversigten.Selve opdelingen i undermaper sker i Admin modulet ved feltet Upload til...
Hvordan overvåges driftsstabiliteten
I TOPmanager® har vi valgt at overvåge webstedets driftsstabilitet døgnet rundet 365 dage om året. Det gør vi via den særlige overvågningstjeneste Hyperspin.Brugernes elektroniske adgang til webstedet (login) kontrolleres hvert 3. minut døgnet rundt. Det sker ved at...
Kan jeg uploade små videoer – eksempelvis arbejdsinstruktioner i TOPmanager®
Ja - det kan du sagtens. Det er ovenikøbet nemt at uploade små videoer til brug i arbejdsinstruktioner og vejledninger.Vi anbefaler, at du benytter et Chrome-plugin til at konvertere din video for at sikre, at Chrome-browseren kan afspille videoen...
Kan håndværksvirksomheder også have fordele af TOPmanager®?
Ja - håndværksvirksomheder kan også have stor gavn af at anvende TOPmanager®.I TOPmanager® kan styres arbejdsgange for kundebetjening, tilbudsskabeloner, indkøbsrutiner, opgavebeskrivelser, personalehåndbog, leverandørerkontakter, særlige kundeforhold,...
Hvad er konsekvensen af ikke at indbetale den opkrævede licens?
Det er vigtigt, at indbetale fakturaen på licens rettidigt. Hvis betaling af den opkrævede licens ikke finder sted er der ikke betalt for at anvende softwaren. Den manglende betaling kan skyldes forglemmelse eller manglende betalingsevne i en kortere eller...
Hvem har skabt TOPmanager® – og hvem står bag?
TOPmanager® er skabt af mennesker med mange års praktisk erfaring fra kvalitetsledelse og LEANLasse Ahm er adm. direktør, uddannet Lead Auditor i kvalitets- og miljøledelse, medicinsk udstyr, fødevaresikkerhed og IT- og informationssikkerhed er idémanden...
Kan afvigelser udtrækkes til en Excel-fil (CSV-fil)?
Ja, det er muligt for dig at arbejde videre med dit udtræk over afvigelser i et Excel regneark. Mange brugere har ønsket muligheden for at arbejde videre med udtrækket af afvigelser i Excel og dette ønske har vi naturligvis tilgodeset.Sådan gør du..Når du...
EU-persondataforordningen – Hvem er dataansvarlig?
Den 25. maj 2018 trådte den nye EU-persondataforordning i kraft i hele EU. EU-persondataforordningen indeholder skrappere krav til registrering, styring og håndtering af persondata. Der skelnes blandt andet mellem "Dataansvarlige" og "Databehandlere"....
Validering af TOPmanager® – Test/afprøvning samt valideringsrapport
Vi foretager løbende validering af softwareløsningen TOPmanager®. En omfattende afprøvning gennemføres af alle funktioner i programmet ligesom vi vurderer softwareløsningens visuelle udtryk ved disse valideringen.Vores test- og valideringsrapporter udvikles løbende og...
Hvordan styres rettigheder i HR-modulet til at se stamkort
I HR-modulet er der taget højde for at kun de medarbejdere i organisationen, som er direktører, HR-ansvarlige eller har personaleansvar, kan se og redigere medarbejdernes stamkort. Den største udfordring i et HR-system er netop at sikre, at oplysninger om medarbejdere...
Hvordan vises mærkedage i HR-modulet
Alle brugere (med undtagelse af gæst-niveau) kan trække en oversigt over fødselsdage og jubilæer. Fødselsdage og jubilæer, som skal vises på oversigten, fastsættes af superbrugerne. Mærkedage, som endnu ikke er oprundet, er angivet med sort tekst (TOPmanager®...
Hvem har adgang til medarbejderstamkort?
Ved opstart i TOPmanager® defineres begreberne "Direktør" og "HR-ansvarlig" i samarbejder med udbyderen af TOPmanager®. Der kan oprettes flere "Direktør"-er og "HR-ansvarlig"-e med disse rettigheder."Direktør" og "HR-ansvarlig" er det øverste niveau i HR-modulet....
Hvad indeholder HR-modulet?
HR-modulet gør det enkelt at styre medarbejdernes kompetencer. Hver bruger (medarbejder) har et stamkort med relevante oplysninger på medarbejderen. Eksempelvis adresse, navne og telefonnumre på medarbejderens pårørende, udleverede effekter, faglige mål og personlige...
Oversigt over vejledninger
Her finder du oversigten over vejledninger, vi har udarbejdet for softwareløsningen TOPmanager®.For at tilgå vejledningerne skal du være oprettet som bruger og logge ind i TOPmanager® (se ovenfor - LOGIN)Sådan anvender du samtykkeerklæringer (accept for registrering...
Hvordan er dine data sikret? – Backups og opbevaring af data
Backup procedurer og sikring af data - Cloud Server (DanDomain A/S)DanDomain A/S oplyser følgende pr. 9. december 2020 omkring virksomhedens sikring af data:Tager DanDomain daglig backup ?DanDomain tager dagligt backup af alle vores systemer og kan dermed hurtigt lave...
Hvordan styrer jeg samtykkeerklæringer (GDPR Persondataforordningen)
Det er nemt at styre samtykke erklæringer og at indhente samtykke fra ledere og medarbejdere (brugere og superbrugere) i organisationen i forbindelse med registrerede data i TOPmanager®.I forbindelse med Persondataforordningen (GDPR) skal din virksomhed have accept...
Hvordan bevarer jeg registreringer af en bruger, som skal ansættes igen?
Det er muligt at gøre en bruger inaktiv i TOPmanager®.At gøre en bruger inaktiv betyder, at brugerprofilen er inaktiv og brugeren dermed ikke har adgang til TOPmanager® i den periode, hvor profilen er inaktiv.Den inaktive brugers stamkort og uploadede registreringer...