+45 56 29 72 36 mail@topmanager.dk

Her finder du oversigten over vejledninger, vi har udarbejdet for softwareløsningen TOPmanager®.

For at tilgå vejledningerne skal du være oprettet som bruger og logge ind i TOPmanager® (se ovenfor – LOGIN)

Sådan anvender du samtykkeerklæringer (accept for registrering af persondata)
Det er nemt at indhente samtykke fra ledere og medarbejdere (brugere og superbrugere) i organisationen i forbindelse med registrerede data i TOPmanager®. I forbindelse med P…

Sådan anvender du Statusboard
Statusboard – et felt som hjælper dig med overblikket! Statusboardet fortæller dig hvilke opgaver, der udestår og som du derfor skal være opmæ…

Sådan anvender du TOPmanager® Infoboard
Det er nemt at skabe informationsdeling med TOPmanager® infoboard. Du kan anvende Infoboardet til nyheder, opslag, fravær, viden om fødselsdage, vise måls…

Sådan arbejder du med aktiviteter på stamkort (HR)
Det er nemt at arbejde med aktiviter på stamkort. Aktiviter kan eksempelvis være “Opfølgning på MUS-samtale” eller “Opfølgning …

Sådan arbejder du med Audit modulet – 1 (Opstart og auditramme)
Det er kun auditorer, som kan arbejde med Audit modulet i TOPmanager® – dvs. Lead Auditor, Auditor og Auditor Trainee. At arbejde med Audits vil sige at kunne oprette, red…

Sådan arbejder du med Audit modulet – 2 (Auditplanen)
Med udgangspunkt i dine fra- og tilvalg i auditrammen kan du nu skabe din auditplan. Klik på “+” for at oprette kolonner for planlægning af de enkelte audi…

Sådan arbejder du med Audit modulet – 3 (Detailprogrammer)
Med udgangspunkt i Auditplan – Oversigt over den enkelte audit skaber du detailprogrammet for auditeringen. Opret detailprogram Du klikker på knappen “Opret detailpr…

Sådan arbejder du med Audit modulet – 4 (Tjeklister og skildpaddediagram)
På Auditplan – Oversigt opretter du dine tjeklister (spørgeguides). Du bliver bedt om at vælge den afdeling, du vil tage udgangspunkt i ved spørgs…

Sådan arbejder du med Audit modulet – 5 (Auditrapport)
Når du har gennemført din audit er du klar til at beskrive dine observationer i en dokumenteret auditrapport. En auditrapport er et samlet overblik over dine a…

Sådan arbejder du med Audit modulet – 6 (Standard tjeklister)
Du kan nemt arbejde med standard tjeklister i auditmodulet. Standard tjeklister er tjeklister med en række faste spørgsmål, som kan anvendes igen og igen. …

Sådan arbejder du med brugergrupper
Det er nemt at arbejde med brugergrupper. Brugergrupper er definerede grupper bestående af én eller flere brugere. Eksempelvis kan alle brugerne i salgsafdelingen…

Sådan arbejder du med flowdiagrammer i dokumenter
Du kan indsætte flowdiagrammer, figurer, skemaer og andre illustrationer direkte i dine dokumenter. Du får adgang til at arbejde med dette via editoren. Klik p…

Sådan arbejder du med fortrolige dokumenter
Det er muligt at arbejde med fortrolige dokumenter således, at kun udvalgte ledere og medarbejdere har adgang til disse dokumenter. Fortrolige dokumenter kan eksempe…

Sådan arbejder du med risikoanalyser?
Det er nemt at arbejde med risikoanalyser. Først skal en superbruger fastlægge hvilke brugere, som skal have beføjelser til at arbejde, redigere og slet…

Sådan defineres de sociale kompetencer
I TOPmanager® er 6 sociale kompetencer prædefineret. Hvad er social kompetence? En social kompetence er et menneskes evne til at balancere mellem egne behov…

Sådan defineres faglige kompetencer
Hvad er faglig kompetence? Faglige kompetencer er et menneskes evne til at omsætte viden, færdigheder og erfaring til konkrete handlinger. Det vil sige evnen…

Sådan flytter du dokumenter mellem hovedgrupper og sektioner
Du kan nemt flytte et dokument mellem hovedgrupperne, fra forretningsgangsniveau til instruktionsniveau eller mellem hovedgruppe og sektion. Du kan også flytte dokumente…

Sådan gør du en bruger inaktiv (bevarer brugerens stamkort)
Det er muligt at gøre en bruger inaktiv i TOPmanager®. At gøre en bruger inaktiv betyder, at brugerprofilen er inaktiv og brugeren dermed ikke har adgang til T…

Sådan gør du infoboardet interessant for dine kolleger
I denne vejledning har vi samlet vores egne erfaringer og de inputs, som vi har modtaget fra virksomhedsledere i forbindelse med etableringen af det bedste fundament for et ud…

Sådan indsætter du slides og videoer på TOPmanager® infoboard
Du kan nemt indsætte slides og videoer på TOPmanager® Infoboard. Gå til “Admin” og klik på menupunktet “Visning”. 1…

Sådan indsætter du web-adressen på dit logo på forsiden
Det er nemt at indsætte din virksomheds web-adresse på logoet på forsiden af ledelsessystemet. Faktisk har du adgang til din hjemmeside alle de steder, hvor…

Sådan indsætter eller fjerner du et billede i et dokument
At indsætte et billede i et dokument er lidt anderledes end hvis du normalt arbejder i Word eller et andet tekstbehandlingsprogram. Du er nødsaget til først at …

Sådan indsætter eller fjerner du et billede med pile og andre figurer henover billedet i et dokument
At indsætte et billede med pile og andre figurer henover billedet i et dokument er anderledes end hvis du normalt arbejder i Word eller et andet tekstbehandlingsprogram….

Sådan indsætter eller fjerner du et link i et dokument
Du kan sagtens linke til andre dokumenter i TOPmanager®. Når du linker til andre dokumenter inden for TOPmanager® holder programmet selv styr på om du ænd…

Sådan opretholder du god sikkerhed omkring passwords
Vi har indarbejdet god sikkerhed i ledelsessystemet ved styring af brugere med entydige numre af såvel brugernummer som password. Oprettelse af nye brugere Ved opret…

Sådan opretter du en afvigelse
Det er nemt at oprette en afvigelse. Først og fremmest skal du have defineret hvad der i din virksomhed betragtes som en afvigelse, der skal registreres. Afvigelse…

Sådan opretter du en bruger (ny superbruger, bruger, gæst eller infoboard)
Det er nemt at oprette ny bruger. Der eksisterer 4 brugerniveauer i TOPmanager®. Du skal ved oprettelsen være opmærksom på at såfremt du opretter v…

Sådan opretter du en forbedring
Det er nemt at oprette forbedringer i TOPmanager®. Forbedringsforslag kan udspringe fra forskellige perspektiver som eksempelvis: Styrket økonomi …

Sådan opretter du en forretningsgang eller instruktion
Du opretter nemt forretningsgange og instruktioner og andre dokumenter i TOPmanager®. Forretningsgange og instruktioner vises direkte på forsiden under den enkelte …

Sådan opretter du en kladde som skal sendes i høring
Du kan nemt sende et dokument i høring inden du udgiver dokumentet. På den måde kan du indhente accept eller afvisning samt relevante kommentarer fra høri…

Sådan opretter du en skabelon
Du opretter nemt skabeloner til forretningsgange og instruktioner. Skabelonerne anvendes for at du kan få skabt en ens struktur og opbygning når du opretter forret…

Sådan opretter du et Task (tilbagevendende opgave)
Du opretter nemt tasks i Task Manageren. Formålet med Task Manageren er at sikre overholdelse af de fastlagte krav om kalibrering og gentaget kalibrering, service, vedligehol…

Sådan organiserer du dine blanketter/skemaer i TOPmanager®
Du kan nemt inddele din Blanket-mappe i undermapper. I den underliggende mappe fremgår det tydeligt, hvilke blanketter der ligger i den enkelte undermappe. Det kan ses p&arin…

Sådan sender du dokumenter i træning
Det er nemt at sende dokumenter i træning. Når du har sendt dokumenter i træning kan du også efterfølgende nemt holde overblik over hvilke dokumenter…

Sådan ser du hvem der har læst dokumentet
Du har mulighed for at holde dig ajour med, hvornår dokumentet senest er læst (åbnet) og af hvilke brugere. Øverst i højre side af dokumentet finder…

Sådan starter du HR-modulet op – TOPmanager®
Sådan starter du HR-modulet op – Afdelinger, Funktioner, Hoved- og delprocesser og sociale kompetencer For at kunne anvende HR-modulet, udtrække kompetencematrix og …

Sådan styres rettigheder i HR-modulet
I HR-modulet er der taget højde for at kun de medarbejdere i organisationen, som er direktører, HR-ansvarlige eller har personaleansvar, kan se og redigere medarbejde…

Sådan trækker du data om afvigelser ud i en Excel-fil (CSV-fil)
Ja, det er muligt for dig at arbejde videre med dit udtræk over afvigelser i et Excel regneark. Mange brugere har ønsket muligheden for at arbejde videre med…

Sådan uploader du filer til mappen Dokumentation
Det er nemt at uploade dokumenter, billeder og øvrige filer til mappen “Dokumentation”. For at uploade filer til dokumentaion skal du have rettigheder som Supe…

Sådan uploader du små videoer. Eksempelvis arbejdsinstruktioner i TOPmanager®
Ja – det kan du godt. Det er ovenikøbet nemt at uploade små videoer til brug i arbejdsinstruktioner og vejledninger. Vi anbefaler, at du benytter nedenstående…

Sådan viser du DMIs vejrudsigter på Infoboardet
Det er nemt at vise DMI’s forskellige vejrudsigter på Infoboardet. Det er lovligt at anvende DMIs vejrudsigter på egne Infoboardsider når blot vejrudsigterne …


Flere FAQ

Kan jeg registrere arbejdsmiljøhændelser og ulykker i TOPmanager®?

Det er nærliggende, at registrere ulykker og arbejdsmiljøhændelser i TOPmanager® som en del af afvigelsesregistreringen på lige fod med øvrige afvigelser - eksempelvis kvalitets- og miljøafvigelser. Du skal dog være opmærksom på registreringen af personoplysninger....

Indtal en afvigelse eller en forbedring ved hjælp af mobiltelefonen

Det er nemt at opstarte og udfylde en afvigelse med de grundlæggende informationer ved hjælp af mobiltelefonen. Du kan også indtale forbedringer mens de nye idé er i frisk erindring. Hurtigt og funktionelt. De fleste smartphones har en funktion, som omsætter tale til...

Hvordan kan TOPmanager® interagere med mit ERP-system?

Det er muligt at få TOPmanager® til at interagere (hente data) med virksomhedens ERP-system og dermed understøtte det øgede krav om digitalisering og integration mellem IT-systemer. Integration kan medvirke til både kvalitetssikring af de anvendte data, hindring af...

Hvad indeholder TOPmanager?

Softwareprogrammet indeholder forskellige elementer, som alle taler sammen. Når du arbejder i TOPmanager® oplever du nem styring af eksempelvis:Dokumenter og automatisk versionsstyring.Mulighed for at arbejde med flowdiagrammer i dokumenterneElektronisk...

Hvem er TOPmanager® primært målrettet til?

Softwaren er udviklet og målrettet til at varetage behovene for et elektronisk ledelsessystem i alle typer af organisationer. I organisationer med over 1.000 aktive brugere har vi muligheder for at tilbyde specialopsætninger. En specialopsætning kan ske på...

Hvad gør jeg hvis jeg gerne vil have min egen sprogversion?

Vi opretter dig som ny kunde med den aftalte sprogversion, men denne kan nemt ændres til et andet sprog, hvorefter alle softwareoverskrifter skifter til det valgte sprog.Du har også mulighed for at få udviklet din egen sprogversion af TOPmanager® -...

Hvilke standarder er allerede en del af TOPmanager®?

Du har mulighed for at koble dine forretningsgange og instruktioner sammen med afsnit i forskellige standarder. Følgende standarder er allerede en integreret del af TOPmanager®: ISO 3834-2 ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 ISO 13485:2012 ISO 13485:2016 ISO/TS...

Hvordan får jeg en speciel standard ind i TOPmanager®?

Såfremt du ønsker at benytte en anden ISO standard, som endnu ikke er en del af TOPmanager®, er du velkommen til at kontakte os, så vi har mulighed for at tilføje den ønskede standard til TOPmanager®. Efter vi har tilføjet standarden til dit Kunde-ID kan...

Hvad koster det at benytte TOPmanager®

Prisen på TOPmanager® er sammensat af én årlig afgift på softwaren samt en pris pr. bruger som er oprettet i systemet. Vores priser er yderst konkurrencedygtige i forhold til andre systemløsninger på markedet. Du betaler ikke ekstra når du benytter alle...

Kan Task Manageren påminde mig automatisk

Task Manageren har mulighed for at generere mails automatisk til de personer, som I har besluttet, der skal administrere opgaverne i Task Manageren. På den måde adviseres de ansvarlige brugere i god tid inden deadline. Opgaven fremgår også af...

Hvordan kan jeg organisere mine blanketter/skemaer

Du kan nemt inddele din Blanket-mappe i undermapper. I den underliggende mappe fremgår det tydeligt, hvilke blanketter der ligger i den enkelte undermappe. Det kan ses på oversigten.Selve opdelingen i undermaper sker i Admin modulet ved feltet Upload til...

Hvordan overvåges driftsstabiliteten

I TOPmanager® har vi valgt at overvåge webstedets driftsstabilitet døgnet rundet 365 dage om året. Det gør vi via den særlige overvågningstjeneste Hyperspin.Brugernes elektroniske adgang til webstedet (login) kontrolleres hvert 3. minut døgnet rundt. Det sker ved at...

Kan håndværksvirksomheder også have fordele af TOPmanager®?

Ja - håndværksvirksomheder kan også have stor gavn af at anvende TOPmanager®.I TOPmanager® kan styres arbejdsgange for kundebetjening, tilbudsskabeloner, indkøbsrutiner, opgavebeskrivelser, personalehåndbog, leverandørerkontakter, særlige kundeforhold,...

Hvem har skabt TOPmanager® – og hvem står bag?

TOPmanager® er skabt af mennesker med mange års praktisk erfaring fra kvalitetsledelse og LEANLasse Ahm som er virksomhedskonsulent, uddannet Lead Auditorer i kvalitetsstyring og miljøledelse er bagmanden bag softwaren. Lasse Ahm har mere end 30 års...

Kan afvigelser udtrækkes til en Excel-fil (CSV-fil)?

Ja, det er muligt for dig at arbejde videre med dit udtræk over afvigelser i et Excel regneark. Mange brugere har ønsket muligheden for at arbejde videre med udtrækket af afvigelser i Excel og dette ønske har vi naturligvis tilgodeset.Sådan gør du..Når du...

EU-persondataforordningen – Hvem er dataansvarlig?

Den 25. maj 2018 trådte den nye EU-persondataforordning i kraft i hele EU. EU-persondataforordningen indeholder skrappere krav til registrering, styring og håndtering af persondata. Der skelnes blandt andet mellem "Dataansvarlige" og...

Hvordan styres rettigheder i HR-modulet til at se stamkort

I HR-modulet er der taget højde for at kun de medarbejdere i organisationen, som er direktører, HR-ansvarlige eller har personaleansvar, kan se og redigere medarbejdernes stamkort. Den største udfordring i et HR-system er netop at sikre, at oplysninger om medarbejdere...

Hvordan vises mærkedage i HR-modulet

Alle brugere (med undtagelse af gæst-niveau) kan trække en oversigt over fødselsdage og jubilæer. Fødselsdage og jubilæer, som skal vises på oversigten, fastsættes af superbrugerne. Mærkedage, som endnu ikke er oprundet, er angivet med sort tekst (TOPmanager®...

Hvem har adgang til medarbejderstamkort?

Ved opstart i TOPmanager® defineres begreberne "Direktør" og "HR-ansvarlig" i samarbejder med udbyderen af TOPmanager®. Der kan oprettes flere "Direktør"-er og "HR-ansvarlig"-e med disse rettigheder."Direktør" og "HR-ansvarlig" er det øverste niveau i HR-modulet....

Hvad indeholder HR-modulet?

HR-modulet gør det enkelt at styre medarbejdernes kompetencer. Hver bruger (medarbejder) har et stamkort med relevante oplysninger på medarbejderen. Eksempelvis adresse, navne og telefonnumre på medarbejderens pårørende, udleverede effekter, faglige mål og personlige...

Hvordan er dine data sikret? – Backups og opbevaring af data

Backup procedurer og sikring af data - Cloud Server (DanDomain A/S)DanDomain A/S oplyser følgende pr. 9. december 2020 omkring virksomhedens sikring af data:Tager DanDomain daglig backup ?DanDomain tager dagligt backup af alle vores systemer og kan dermed hurtigt lave...