+45 56 29 72 36 mail@topmanager.dk

TOPmanager® udsender 2 typer af notifikationer for at hjælpe brugerne med at bevare overblikket og indfri de fastlagte deadlines.

Opsætningen af notifikationer i TOPmanager® er designet til løbende at overvåge deadlines inden for en lang række områder. Denne overvågning og styring er én af styrkerne ved at benytte TOPmanager®. 

Notifikationer udsendes på 2 måder:

  • Oplysninger i statusfeltet som fremgår tydeligt på alle devices (placeret i hovedmenu-linjen)
  • Udsendelse af email til din almindelige e-mailpostkasse

Brugerne modtager påmindelser uden at blive spammet med emails…
Det er afgørende i designet af omfanget af udsendelse af notifikationer at brugerne IKKE oplever at blive spammet med notifikationer (emails) og påmindelser. Derfor er det i softwaren nøje vurderet hvilke notifikationer, som modtages via emails og hvilke notifikationer, som vises i brugernes Statusfelt. Det er ikke muligt at designe en individuel opsætning af udsendelse af notifikationer til brugerne – med undtagelse af udsendelse af notifikationer omkring månedsmail på tasks.

TOPmanager® holder dig ajour via statusfeltet
Statusfilter er ét af de vigtigste felter i ledelsessystemet. Systemet er designet til at brugeren regelmæssigt går ind i ledelsessystemet og overvåger sit statusfelt. På statusfeltet fremgår det tydeligt om feltet er GRÅT (ingen forventninger eller deadlines), GULT (deadline er forestående) eller RØDT (deadline er overskredet). Klik på statusfeltet og få det fulde overblik over de forestående opgaver.

Se længere frem med statusrapporten
Ønsker du at se længere frem end lige hvad der forventes af dig her og nu er det muligt at trække en Statusrapport under menupunktet “Udtræk” og se kommende forventninger, opgaver, granskninger og andre deadlines inden for en nærmere fastlagt periode.

Statusrapporten er default sat til 3 måneder (90 dage) og kan tilpasses den periode du ønsker at se. der er altså gode muligheder for at overvåge kommende opgaver og forventninger til dig. 

Disse notifikationer udsendes via email (modtagelse af notifikationen kræver at brugere er oprettet med email):

  • Når brugeren er ansvarlig for en afvigelse
  • Når brugeren har en opgave på en afvigelse
  • Når brugeren er ansvarlig for en forbedring
  • Når brugeren har en opgave på en forbedring
  • Når brugeren har en kladde i høring
  • Når sidste part i høringsfasen har kvitteret for høringen og den høringsansvarlige kan afslutte høringen eller starte en ny kladdeversion.
  • Når brugeren har et dokument i træning
  • Når sidste part i træningsfasen har kvitteret for træningen og den træningsansvarlige kan afslutte træningen
  • Når brugeren er opsat til at modtage månedsoversigt på tasks som har deadline indenfor de kommende 30 dage
  • Når brugeren er opsat til at modtage månedsoversigt over afvigelser, hvor deadlines er overskredet
  • Når brugeren er modtager af en auditrapport.

 

Disse notifikationer vises i statusfeltet (til højre i hoved-menulinjen):

  • Når brugeren er ansvarlig for en afvigelse
  • Når brugere har en opgave på en afvigelse
  • Når brugeren er ansvarlig for en forbedring
  • Når brugeren har en opgave på en forbedring og/eller en del af et opgavesæt
  • Når brugeren har en kladde i høring
  • Når sidste part i høringsfasen har kvitteret for høringen og den høringsansvarlige kan afslutte høringen eller starte en ny kladdeversion.
  • Når brugeren har et dokument i træning
  • Når sidste part i træningsfasen har kvitteret for træningen og den træningsansvarlige kan afslutte træningen
  • Når brugeren er ansvarlig for granskning af et dokument
  • Når brugeren er ansvarlig for et task
  • Når brugere er ansvarlig for at færdiggøre en risikoanalyse
  • Når brugeren er ansvarlig for en opgave/samtale/træning på et HR-stamkort

På statusfeltet fremgår det tydeligt om feltet er GRÅT (ingen forventninger eller deadlines), GULT (deadline er forestående) eller RØDT (deadline er overskredet).

Derfor udsendes der ikke emails til brugerne ved alle opgaver og snarlige deadlines
Balance mellem effektiv påmindelse af forestående opgaver og irritationen over at blive spammet med urimeligt mange emails er en hårfin balance. Modtager du som bruger for mange emails irriteres du over disse notifikationer og værdien af notifikationen devalueres.
Derfor er vores bedste råd til alle brugere:

Log regelmæssigt ind i TOPmanager® og følg med i dine opgaver og deadlines via dit statusfelt, som altid er opdateret. Træk også en Statusrapport for at være på forkant med de opgaver og deadlines, som venter forude, hvor du har ansvaret for opgaven eller skal udføre opgaven.

TOPmanager® giver dig overblikket, men ansvaret for at holde sig ajour og løse opgaverne er dit eget ansvar.

 

 


Flere FAQ

Hvorfor skal I vælge TOPmanager®?

Fordi TOPmanager® er nemt!Den største gevinst ved at anvende TOPmanager® er den øgede effektivitet og minimering af tiden, som anvendes på ledelsessystemet i hele organisationen. TOPmanager® er intuitiv og visheden om at alt omkring ledelsessystemet er...

Hvad kan ændres i TOPmanager®?

TOPmanager® er et standardsystem. Det betyder, at principper og regelsæt for dokumentstyring, kladdehøring, dokumenter i træning, afvigelsesregistrering, styring af forbedringer, risikoanalyser, styring af audits og alle de øvrige moduler er programmeret...

Kan jeg registrere arbejdsmiljøhændelser og ulykker i TOPmanager®?

Det er nærliggende, at registrere ulykker og arbejdsmiljøhændelser i TOPmanager® som en del af afvigelsesregistreringen på lige fod med øvrige afvigelser - eksempelvis kvalitets- og miljøafvigelser. Du skal dog være opmærksom på registreringen af personoplysninger....

Indtal en afvigelse eller en forbedring ved hjælp af mobiltelefonen

Det er nemt at opstarte og udfylde en afvigelse med de grundlæggende informationer ved hjælp af mobiltelefonen. Du kan også indtale forbedringer mens de nye idé er i frisk erindring. Hurtigt og funktionelt. De fleste smartphones har en funktion, som omsætter tale til...

Hvordan kan TOPmanager® interagere med mit ERP-system?

Det er muligt at få TOPmanager® til at interagere (hente data) med virksomhedens ERP-system og dermed understøtte det øgede krav om digitalisering og integration mellem IT-systemer. Integration kan medvirke til både kvalitetssikring af de anvendte data, hindring af...

Hvad indeholder TOPmanager?

Softwareprogrammet indeholder forskellige elementer, som alle taler sammen. Når du arbejder i TOPmanager® oplever du nem styring af eksempelvis:Dokumenter og automatisk versionsstyring.Mulighed for at arbejde med flowdiagrammer i dokumenterneElektronisk...

Hvem er TOPmanager® primært målrettet til?

Softwaren er udviklet og målrettet til at varetage behovene for et elektronisk ledelsessystem i alle typer af organisationer. I organisationer med over 1.000 aktive brugere har vi muligheder for at tilbyde specialopsætninger. En specialopsætning kan ske på...

Hvad gør jeg hvis jeg gerne vil have min egen sprogversion?

Vi opretter dig som ny kunde med den aftalte sprogversion, men denne kan nemt ændres til et andet sprog, hvorefter alle softwareoverskrifter skifter til det valgte sprog.Du har også mulighed for at få udviklet din egen sprogversion af TOPmanager® -...

Hvilke standarder er allerede en del af TOPmanager®?

Du har mulighed for at koble dine forretningsgange og instruktioner sammen med afsnit i forskellige standarder. Følgende standarder er allerede en integreret del af TOPmanager®:ISO 1090-1:2012ISO 3834-2ISO 9001:2015ISO 14001:2015ISO 13485:2016ISO...

Hvordan får jeg en speciel standard ind i TOPmanager®?

Såfremt du ønsker at benytte en anden ISO standard, som endnu ikke er en del af TOPmanager®, er du velkommen til at kontakte os, så vi har mulighed for at tilføje den ønskede standard til TOPmanager®.Efter vi har tilføjet standarden til dit Kunde-ID kan du...

Hvad koster det at benytte TOPmanager®

Prisen på TOPmanager® er sammensat af én årlig afgift på softwaren samt en pris pr. bruger som er oprettet i systemet.Vores priser er yderst konkurrencedygtige i forhold til andre systemløsninger på markedet.Du betaler ikke ekstra når du benytter alle...

Kan Task Manageren påminde mig automatisk

Task Manageren har mulighed for at generere mails automatisk til de personer, som I har besluttet, der skal administrere opgaverne i Task Manageren. På den måde adviseres de ansvarlige brugere i god tid inden deadline. Opgaven fremgår også af...

Hvordan kan jeg organisere mine blanketter/skemaer

Du kan nemt inddele din Blanket-mappe i undermapper. I den underliggende mappe fremgår det tydeligt, hvilke blanketter der ligger i den enkelte undermappe. Det kan ses på oversigten.Selve opdelingen i undermaper sker i Admin modulet ved feltet Upload til...

Hvordan overvåges driftsstabiliteten

I TOPmanager® har vi valgt at overvåge webstedets driftsstabilitet døgnet rundet 365 dage om året. Det gør vi via den særlige overvågningstjeneste Hyperspin. Brugernes elektroniske adgang til webstedet (login) kontrolleres hvert 3. minut døgnet rundt. Det sker ved at...

Kan håndværksvirksomheder også have fordele af TOPmanager®?

Ja - håndværksvirksomheder kan også have stor gavn af at anvende TOPmanager®.I TOPmanager® kan styres arbejdsgange for kundebetjening, tilbudsskabeloner, indkøbsrutiner, opgavebeskrivelser, personalehåndbog, leverandørerkontakter, særlige kundeforhold,...

Hvad er konsekvensen af ikke at indbetale den opkrævede licens?

Det er vigtigt, at indbetale fakturaen på licens rettidigt. Hvis betaling af den opkrævede licens ikke finder sted er der ikke betalt for at anvende softwaren. Den manglende betaling kan skyldes forglemmelse eller manglende betalingsevne i en kortere eller...

Hvem har skabt TOPmanager® – og hvem står bag?

TOPmanager® er skabt af mennesker med mange års praktisk erfaring fra kvalitetsledelse og LEANLasse Ahm som er virksomhedskonsulent, uddannet Lead Auditorer i kvalitetsstyring og miljøledelse er bagmanden bag softwaren. Lasse Ahm har mere end 30 års...

Kan afvigelser udtrækkes til en Excel-fil (CSV-fil)?

Ja, det er muligt for dig at arbejde videre med dit udtræk over afvigelser i et Excel regneark. Mange brugere har ønsket muligheden for at arbejde videre med udtrækket af afvigelser i Excel og dette ønske har vi naturligvis tilgodeset.Sådan gør du..Når du...

EU-persondataforordningen – Hvem er dataansvarlig?

Den 25. maj 2018 trådte den nye EU-persondataforordning i kraft i hele EU. EU-persondataforordningen indeholder skrappere krav til registrering, styring og håndtering af persondata. Der skelnes blandt andet mellem "Dataansvarlige" og...

Hvordan styres rettigheder i HR-modulet til at se stamkort

I HR-modulet er der taget højde for at kun de medarbejdere i organisationen, som er direktører, HR-ansvarlige eller har personaleansvar, kan se og redigere medarbejdernes stamkort. Den største udfordring i et HR-system er netop at sikre, at oplysninger om medarbejdere...

Hvordan vises mærkedage i HR-modulet

Alle brugere (med undtagelse af gæst-niveau) kan trække en oversigt over fødselsdage og jubilæer. Fødselsdage og jubilæer, som skal vises på oversigten, fastsættes af superbrugerne. Mærkedage, som endnu ikke er oprundet, er angivet med sort tekst (TOPmanager®...

Hvem har adgang til medarbejderstamkort?

Ved opstart i TOPmanager® defineres begreberne "Direktør" og "HR-ansvarlig" i samarbejder med udbyderen af TOPmanager®. Der kan oprettes flere "Direktør"-er og "HR-ansvarlig"-e med disse rettigheder."Direktør" og "HR-ansvarlig" er det øverste niveau i HR-modulet....

Hvad indeholder HR-modulet?

HR-modulet gør det enkelt at styre medarbejdernes kompetencer. Hver bruger (medarbejder) har et stamkort med relevante oplysninger på medarbejderen. Eksempelvis adresse, navne og telefonnumre på medarbejderens pårørende, udleverede effekter, faglige mål og personlige...

Oversigt over vejledninger

Her finder du oversigten over vejledninger, vi har udarbejdet for softwareløsningen TOPmanager®.For at tilgå vejledningerne skal du være oprettet som bruger og logge ind i TOPmanager® (se ovenfor - LOGIN)Sådan anvender du samtykkeerklæringer (accept for registrering...

Hvordan er dine data sikret? – Backups og opbevaring af data

Backup procedurer og sikring af data - Cloud Server (DanDomain A/S)DanDomain A/S oplyser følgende pr. 9. december 2020 omkring virksomhedens sikring af data:Tager DanDomain daglig backup ?DanDomain tager dagligt backup af alle vores systemer og kan dermed hurtigt lave...