TOPmanager® on sähköinen johtamisjärjestelmä

TOPmanager® on älykäs ja helppokäyttöinen ratkaisu asiakirjojen, poikkeamien, parannusehdotusten ja toistuvien tehtävien hallintaan, kuten kalibrointi, lakisääteiset tarkastukset, huolto ja ylläpito jne. TOPmanager® sisältää myös riskianalyysimoduulin, henkilöstön osaamisen hallintamoduulin, merkkipäivät, ammatilliset ja henkilökohtaiset tavoitteet, auditoinnin hallintamoduulin sekä tietojen jakamiseen, sähköisen ilmoitustaulun ja tavoiteohjauksen tarkoitetun Infoboard-moduulin. Saat nopean katsauksen TOPmanager®-järjestelmään täältä (video YouTubesta).

Asiakirjat voivat olla esimerkiksi prosessisi, menettelyt / liiketoimintaprosessit, ohjeet, laatuselosteet, toimintakuvaukset, lomakkeet ja kaavakkeet. Kaikki organisaatiossasi olevat hallinnolliset menettelytavat

TOPmanager®in ensisijainen kohderyhmä

Ohjelmisto on kehitetty ja suunniteltu vastaamaan sähköisen hallintajärjestelmän tarpeisiin kaiken tyyppisissä organisaatioissa.

Organisaatioissa, joissa on yli 1 000 aktiivista käyttäjää, meillä on mahdollisuus tarjota erikoisasetuksia. Erikoisasetus voidaan tehdä erillisellä verkkotunnuksella, ja muita mahdollisuuksia voi myös olla. Ota yhteyttä ja tiedustele lisää soittamalla numeroon +45 56 29 72 36.

Jos sinulla on tarve luoda paljon käyttäjiä, voimme auttaa sinua luomisessa tai tarjota mahdollisuuden muuntaa työntekijätietosi datatiedostoksi, jonka ohjelmoijamme lataavat TOPmanager®iin. Jos olet epävarma, ota yhteyttä numeroon +45 56 29 72 36.

 

TOPmanager® on luotu ihmisiltä, joilla on monen vuoden käytännön kokemus laadunhallinnasta ja LEANista.

TOPmanager® on luotu ihmisiltä, jotka ovat koulutettuja pääarvioijia ja joilla on yli 30 vuoden käytännön kokemus johtamisjärjestelmistä. Nämä kokeneet konsultit tietävät paremmin kuin kukaan muu, mitkä vaatimukset johtamisjärjestelmän on täytettävä ollakseen käyttäjille intuitiivinen, helppo käyttää, toimiva ja tarpeeksi “läpinäkyvä” luottaakseen organisaatioon.

Verkkopohjainen ratkaisu

TOPmanager® on verkkopohjainen johtamisjärjestelmä. Riippumatta siitä, missä päin maailmaa olet, voit kirjautua johtamisjärjestelmääsi selaimessasi. Järjestelmä toimii tunnustetuissa selaimissa, kuten Google Chrome, Safari, Edge tai Firefox. Suosittelemme välttämään Internet Exploreria, koska tätä selainta ei ole päivitetty vuoden 2015 jälkeen. Järjestelmä on optimoitu Google Chromeen, joten suosittelemme tätä selainta kaikkien toimintojen täyden hyödyn saamiseksi. Järjestelmä sijaitsee isännöidyllä verkkopalvelimella, ja varmuuskopiot otetaan useita kertoja päivässä.

Tietokoneet, tabletit ja älypuhelimet
Ohjelmaa voidaan käyttää kaikissa laitteissa, jotka pystyvät toimimaan internetissä. Suunnittelu on responsiivinen, mutta TOPmanager® on kehittänyt erityisen käyttäjäystävällisen näkymän älypuhelimille. Tämä tekee johtamisjärjestelmän käytöstä erityisen helppoa matkustaville käyttäjille, jotka haluavat lukea asiakirjoja, luoda poikkeamia ja lähes-tapahtumia, tehdä parannusehdotuksia tai suorittaa työkalujen ja muun kaluston tarkastuksia liikkeellä ollessaan.

 

TOPmanager®:n edut
Ohjelmisto sisältää erilaisia osia, jotka kaikki kommunikoivat keskenään. Työskennellessäsi TOPmanager®-järjestelmässä huomaat helpon hallinnan:

• Asiakirjat ja automaattinen versiohallinta.
• Mahdollisuus työskennellä virtakaavioilla asiakirjoissa.
• Poikkeamien sähköinen rekisteröinti ja käsittely.
• Parannusehdotusten sähköinen rekisteröinti ja käsittely.
• Integroidut riskianalyysit – mahdollisuus työskennellä neljällä eri mallilla.
• Task Manager – hallinta toistuvissa tehtävissä, kuten laitteiden kalibrointi, huolto, lakisääteiset tarkastukset, ylläpito, KTT-keskustelut, sopimusneuvottelut, henkilöstökokoukset jne.
• Voidaan työskennellä neljän tyyppisten / -tasojen asiakirjojen kanssa; Menettelyt / liiketoimintaprosessit, Ohjeet, Sektiodokumentit, Laatukuvaukset.
• Helppo luoda malleja liiketoimintaprosesseille, ohjeille, organisaatiorakenteille, toiminnankuvauksille, laatuspesifikaatioille ja muille asiakirjoille.
• Hyvä suunnittelumoduuli, jotta johtamisjärjestelmää voi helposti mukauttaa yrityksen visuaaliseen ilmeeseen.
• Viittaukset ISO-standardeihin, jotta ristiviittaukset on helppo muodostaa ja varmistaa, että standardien kaikki kohdat on katettu.
• Johtamisjärjestelmä, joka on saatavilla useilla kieliversioilla (tanska, englanti, saksa ja ruotsi).
• Haku toiminto, joka etsii liiketoimintaprosesseista, ohjeista, poikkeamista ja parannusehdotuksista, Task Managerista sekä latauksessa olevien asiakirjojen tiedostonimistä.
• Mahdollisuudet yhteenvedon, yksityiskohtaisten yleiskatsausraporttien ja muiden tietojen poimintaan.
• Neljä erilaista käyttäjätasoa: superkäyttäjä, käyttäjä, vierastaso ja infotaulu. Jokaisella käyttäjätasolla on määritellyt oikeudet ja mahdollisuudet lisätä lisää oikeuksia käyttäjätasolla.
• Mahdollisuus luoda rajaton määrä käyttäjäryhmiä – esimerkiksi ryhmiä “Myynti”, “Hankinta”, “Markkinointi” jne.
• Mahdollisuus lähettää luonnoksia kommentoitavaksi ennen julkaisua.
• Mahdollisuus lähettää asiakirjoja koulutukseen ja koulutushistorian luomiseen.
• HR-moduuli mahdollisuuksilla hallita taitoja, koulutusta ja koulutusta, KTT-keskustelujen tuloksia jne.
• Mahdollisuus hallita ja aloittaa yksittäisiä tehtäviä työntekijöille. Esimerkiksi seurata käynnistettyjen koulutus- ja koulutustoimien tehokkuutta, KTT-keskusteluja jne.
• Mahdollisuus hallita suostumusilmoituksia (GDPR) ja ylläpitää käyttäjien suostumusilmoitusten yleiskuvaa jne.
• Älykäs infotaulu sähköisellä ilmoitustaululla, poissaolotiedolla, tavoiteohjauksella, raportoinnilla sekä valokuvien ja videoiden sivunäytöllä.
• Selainpohjainen johtamisjärjestelmä mahdollisuudella päästä järjestelmään mistä päin maailmaa tahansa, kunhan sinulla on internetyhteys.
• Yksityiskohtaiset ohjeet useilla kielillä, tuettuna hyvällä grafiikalla, kaikista ominaisuuksista.
• Ohjelmisto on validoitua.
• Puhelinpalvelu – joka päivä.
• Intuitiivinen johtamisjärjestelmä, joten sen käyttö on helppoa.

Poikkeamat
TOPmanager®-järjestelmässä on helppo rekisteröidä poikkeama. Se vaatii vain muutaman napsautuksen, ja poikkeama on rekisteröity ja siitä on tullut osa järjestelmää. Kaikki poikkeamat saavat yksilöllisen numeron. Koska rekisteröinti on helppoa, kaikilla työntekijöillä on suuri kannustin rekisteröidä poikkeamia, joita he tai toinen työntekijä voi jatkaa. Superkäyttäjillä on mahdollisuus luoda erilaisia poikkeamia, erilaisia virheluokkia, eri osastoja jne. Poikkeamilla voi olla erilainen tila riippuen siitä, kuinka pitkälle ne ovat käsittelyprosessissa. Työskennellään seuraavien luokkien kanssa:

• Luotu
• Käynnissä
• Odottaa
• Valmis – seurantaa varten
• Valmis ja seurattu

 

Parannukset
Rekisteröinti ja parannusehdotusten hallinta ovat tärkeitä kaikille organisaatiossa, jotta jokaista ehdotusta voidaan arvioida systemaattisesti ja yrityksen johto voi päättää, pitäisikö ehdotus toteuttaa vai mitä idealle tulisi tehdä. TOPmanager®-järjestelmässä parannusehdotusten rekisteröinti on helppoa. Se vaatii vain muutaman napsautuksen, jotta parannusehdotus rekisteröidään ja siitä tulee osa järjestelmää. Kaikki ehdotukset saavat yksilöllisen numeron. Koska rekisteröinti on helppoa, kannustin kaikille työntekijöille on suuri luoda parannusehdotuksia. Kaikki parannusehdotukset voidaan ohjata yhdelle tai useammalle vastaanottajalle organisaatiossa. Parannusehdotuksilla voi olla erilainen tila riippuen siitä, kuinka pitkällä ne ovat käsittelyprosessissa.

Kategoriat ovat:

• Luotu
• Käynnissä
• Odottaa
• Päätetty – valmis seurantaan

Päätetty ja seurattu

Tehtävien hallinta
Tehtävien hallinta on työkalu, jolla hallita yrityksen toistuvia aktiviteetteja. Se voi sisältää esimerkiksi mittauslaitteiden kalibrointia, koneiden huoltoa ja kunnossapitoa, pakollisia tarkastuksia kuten tikapuiden, kaapelikelojen ja muiden lakisääteisen tarkastuksen vaativien laitteiden tarkastuksia, rakennusten ja laitteiden tarkastuksia ja paljon muuta. Tehtävien hallinta luodaan peruskortti jokaisesta aktiviteetista/työkalusta, ja sen jälkeen kalibroinnit, tarkastukset tai muut rekisteröidään. Tehtävien hallinta antaa sinulle yleiskuvan siitä, milloin viimeisin rekisteröinti on tehty ja milloin seuraava rekisteröinti on suoritettava. Lisäksi jokaiseen rekisteröintiin voidaan liittää tiedostoja, kuten mittausraportti, huoltoraportti tai dokumentaatio ulkoiselta toimittajalta.

Audit-moduuli
Audit-moduuli sisältää Lead-auditoijien, auditoreiden ja auditointiharjoittelijoiden hallinnan, sisä- ja ulkoauditointien kehittämisen, yksityiskohtaiset ohjelmat, auditointisuunnitelmat, standardit tarkistuslistat, kilpikonnakaaviot (Turtle-diagrammit) ja auditointiraportit. On helppoa luoda poikkeamia ja parannusehdotuksia, kun kirjoitat itse auditointiraporttia.

Sinulla on mahdollisuus luoda omat standarditarkistuslistasi kysymyksillä, joita käytät usein. Luodessasi omat standarditarkistuslistasi voit valita TOPmanager®:n standarditarkistelistan pohjaksi, joka sisältää 24 kysymystä, joista useat koostuvat useista selventävistä kysymyksistä. Yhteensä TOPmanager®:n standarditarkistuslista sisältää 64 näkökohtaa, jotka ovat järkevää kattaa.

On myös helppoa poistaa tai lisätä kysymyksiä alkuperäisestä TOPmanager®-standarditarkistuslistasta ja tehdä sitten mukautetusta listasta oma standarditarkistuslistasi.

Tarkistuslistoissa voit antaa pisteytyksen (+2, +1, -1, -2) jokaiselle kysymykselle. Kun kaikki kysymykset on käyty läpi, voit saada kokonaispistemäärän kunkin tarkistuslistan vastausten kokemuksesta.

“Pistemahdollisuus” on erityisen hyödyllinen auditoinneissa, joissa paljastat samat näkökohdat ja voit näin ollen vertailla erilaisia tilanteita. Esimerkiksi alihankkijoiden auditoinnit, vertailukelpoisten osastojen auditoinnit jne.

Viittaukset ISO-standardien vaatimuselementteihin, prosesseihin ja dokumentteihin Tarkistuslistoissa ja auditointiraporteissa sinulla on mahdollisuus viitata ISO-standardien kohtiin, yrityksesi prosesseihin ja/tai yrityksen versiohallinnassa oleviin dokumentteihin.

 

Ristiinviittausmatriisi
TOPmanager® sisältää useiden käytettyjen standardien vaatimukset, prosessit ja asiakirjat. Asiakkaana liität sen tai ne standardit, joita käytät laadunhallintajärjestelmässäsi. Kun lataat tai päivität liiketoimintaprosessejasi ja ohjeitasi, voit liittää kunkin liiketoimintaprosessin standardin asiaankuuluvat osat. “Poiminta” -osion alla voit saada yleiskatsauksen ristiviittauksista verrattuna liiketoimintaprosesseihisi, mikä antaa nopean katsauksen ja tietoisuuden siitä, mitkä osat standardista eivät ehkä ole vielä yrityksesi johtamisjärjestelmän piirissä.

 

HR-moduuli
HR-moduuli tekee henkilöstön osaamisen hallinnasta helppoa. Jokaisella käyttäjällä (työntekijällä) on perustietokortti, jossa on työntekijän kannalta oleellisia tietoja. Esimerkiksi osoite, työntekijän läheisten nimet ja puhelinnumerot, jaetut esineet, ammatilliset ja henkilökohtaiset tavoitteet. Käyttäjä voi ladata koulutustodistuksia, suosituksia jne. Asiakkaana päätät, haluatko käyttää HR-moduulia. Jos haluat hyödyntää HR-moduulin tarjoamia mahdollisuuksia, sinulla on pääsy moduuliin. Jos et halua käyttää HR-moduulia, sinulla ei ole pääsyä tähän ominaisuuteen, eikä se siten luo “melua” etusivun näkymään.

Pääsy työntekijän perustietokorttiin
Käyttäjätason määrittelyssä määritetään “Toimitusjohtaja” ja “HR-vastaava” käsitteet. Nämä roolit saavat aina pääsyn kaikkiin henkilökortteihin. “Toimitusjohtaja” ja “HR-vastaava” pidetään näin ollen ylimpänä tasona. “Toimitusjohtaja” tai “HR-vastaava” antaa henkilöstövastuun muille työntekijöille ja tämän jälkeen henkilöstövastaavalla johtajalla on oikeudet nähdä henkilökortit omille alaisilleen. Henkilöstövastaava johtaja voi antaa luvan yksittäiselle työntekijälle nähdä oman henkilökorttinsa.

Osaaminen – ammatillinen ja sosiaalinen osaaminen

Henkilöstövastaava määrittää ammatillisen osaamistaso ja sosiaalisen osaamisen tason. Ammatillinen osaaminen on jaettu useisiin osaprosesseihin, jotka on määritelty superkäyttäjien toimesta, ja taso määritetään jokaiselle osaprosessille. TOPmanager® on määritellyt joukon sosiaalisia taitoja, joita voidaan käyttää, mutta asiakkaalla on mahdollisuus määritellä omat sosiaaliset taitonsa. Ehkä yrityksellä on joukko arvoja, jotka ovat tärkeitä työskennellä, ja tämä on mahdollista HR-moduulin avulla.

Osaamismatriisi
Kaikki käyttäjät voivat tuottaa osaamismatriisin (lukuun ottamatta vierastason käyttäjiä), jossa yksittäiset arvot on muunnettu väreiksi.

Laajennettu osaamismatriisi
”Toimitusjohtajalla”, ”henkilöstöjohtajalla” ja henkilöstövastaavilla on oikeudet vetää laajennettu osaamismatriisi, jossa on kaikki työntekijöihin liittyvät oleelliset tiedot – mukaan lukien ikä, palvelusaika, osaston johtaja, ammatilliset taidot ja sosiaaliset taidot. Tätä yleiskatsausta voidaan vetää osastotasolla tai valitusta osastojen joukosta.

Merkkipäivät
Kaikki käyttäjät (vierastaso poislukien) voivat tehdä yhteenvedon syntymäpäivistä ja työjuhlista. Yhteenvetoon näytettävät syntymäpäivät ja juhlapäivät määritellään ylläpitäjien toimesta.

Infotaulu
TOPmanager® sisältää älykkään infotaulun, jossa voit määrittää yksilöllisiä näkymiä käyttäjille ja yrityksen ympäri sijoitettuihin infonäyttöihin. Jokainen infonäyttö luodaan yksilöllisenä käyttäjänä, mikä tarjoaa yksilöllisiä näkymismahdollisuuksia. Infonäytöt näyttävät pelkästään infotaulun eivätkä voi käyttää järjestelmää muuten selaamiseen. Infotaulu sisältää seuraavat elementit:

• Poissaoloselvitys
• Sähköinen ilmoitustaulu
• Valotaulu juhlapäivillä
• Tavoitteenhallinta
• Yleiskatsaus viimeisimmistä parannuksista
• Yleiskatsaus viimeisimmistä poikkeamista
• Yhteenveto viimeisestä 90 päivästä.

 

Poissaololuettelo
Voit luoda jopa 5 erilaista poissaolokategoriaa. Esimerkiksi: Suunnittelematon poissaolo, Työaikapankki, Asiakastapaaminen, Koulutus ja Lainassa. Nämä ovat vain esimerkkejä – mahdollisuudet ovat sinun päätettävissäsi. Tätä voidaan myös käyttää siihen, kuka on missäkin osastolla tänään jne. Tämä ominaisuus voidaan kuten kaikki muutkin ominaisuudet kytkeä päälle ja pois päältä näkymässä kullakin infotaululla.

Sähköinen ilmoitustaulu
Tämä tulee olemaan yrityksen tulevaisuuden tiedonjakotyökalu. Kaikki käyttäjät voivat julkaista ilmoituksia taululle. Ilmoituksia voi suunnitella ja julkaista määritetyillä aikatauluilla, ja kaikki ilmoitukset arkistoidaan. Täällä työntekijät löytävät olennaista tietoa siitä, mitä yrityksessä tapahtuu. Ilmoitustaululle voi julkaista esimerkiksi tietoa uudesta suuresta asiakkaasta, asiakastapaamisista, työsuojelutoimikunnan kokouksen kutsusta, TSO-kokouksen siirtämisestä, taideyhdistyksen näyttelystä, uuden työntekijän palkkaamisesta jne. Vain mielikuvitus asettaa rajat. Tämä ominaisuus voidaan kuten kaikki muutkin ominaisuudet kytkeä päälle ja pois päältä kunkin infotaulun näkymässä.

Valotaulu merkkipäivillä
Työntekijät, joilla on syntymäpäivä tai juhlavuosi, näkyvät jatkuvassa valotaulussa infotaulun etusivulla. Tämä ominaisuus voidaan kuten kaikki muutkin ominaisuudet ottavat käyttöön tai poistaa käytöstä kyseisen infotaulun näkymässä.

Tavoitesuuntaus
Tässä voit näyttää kaikki organisaation kannalta oleelliset tavoitteet. Voit itse valita, kuinka monta tavoitetta haluat näyttää. Jokainen tavoite voi sisältää jopa 12 rekisteröintiä, ja voit valita erilaisia graafisia näkymiä tavoitteesta (pylväs-, ympyrä- tai viivakaavio). Tavoitesuuntausta voidaan esimerkiksi käyttää liikevaihdon, poikkeamien määrän, uusien asiakkaiden saamisen, lähes-tapahtumien rekisteröinnin, hävikin ja hylkäämisten näyttämiseen jne. Tämä ominaisuus voidaan kuten kaikki muutkin ominaisuudet ottavat käyttöön tai poistaa käytöstä kullakin infotaululla.

Yleiskatsaus viimeisimmistä parannuksista
Viimeiset 13 parannusta näkyvät yhteenvedossa, joka näyttää rekisteröintipäivämäärän ja parannuksen aloituksen lyhyesti. Yhteenveto sisältää linkit yksittäisiin parannuksiin. Tämä ominaisuus voidaan yhdessä poikkeamien ja yhteenvedon näytön kanssa kytkeä päälle ja pois päältä yksittäisen infotaulun näkymässä.

Viimeisimpien poikkeamien yhteenveto
Viimeisimpien 13 poikkeaman yhteenveto näkyy luettelona, joka näyttää rekisteröintipäivämäärän ja poikkeaman alun. Yhteenveto sisältää linkit yksittäisiin poikkeamiin. Tämä toiminto voidaan kytkeä päälle ja pois päältä yhdessä parannusten ja yhteenvedon näyttämisen kanssa yksittäisen infotaulun näkymässä.

Yhteenveto – 90 päivää
Yhteenveto on raportti, joka sisältää runsaasti yksityiskohtia poikkeamien määrästä, poikkeamien kustannuksista, virheiden syistä ja tiedoista osastoista, joissa poikkeamat ovat ilmenneet. Yhteenveto sisältää myös tietoja poikkeamien käsittelyn tehokkuudesta ja nopeudesta. Yhteenvedossa on hieno graafinen esitys. Tämä ominaisuus voidaan kytkeä päälle ja pois päältä yksittäisen infotaulun näkymässä yhdessä parannuksien ja poikkeamien näkymän kanssa.

Kieliversiot
Voit rekisteröityä uutena asiakkaana sovitulla kieliversiolla. Voimme kuitenkin helposti vaihtaa kielen puolestasi, ja kaikki ohjelmiston otsikot vaihtavat valittuun kieleen – myös silloin, kun olet jo käyttänyt ohjelmistoa yrityksessäsi.

Sinulla on myös mahdollisuus saada oma kieliversiosi TOPmanager®:sta – esimerkiksi espanja, portugali, puola, ruotsi tai ranska.

Tällä hetkellä TOPmanager® on saatavilla seuraavilla kieliversioilla:

• Tanska
• Englanti
• Saksa
• Ruotsi
• Suomi

 

Ota yhteyttä meille
Jos olet kiinnostunut kuulemaan lisää TOPmanager®:sta, ota meihin yhteyttä sähköpostitse tai soita meille puhelinnumeroon +45 56 29 72 36.
Voimme vastata kysymyksiisi puhelimitse tai sopia sitoutumattomasta tapaamisesta luonasi, jossa voit nähdä ohjelman ja hahmottaa sen mahdollisuuksia sinulle ja yrityksellesi.