ISO dokumentstyring – Gør det nemt med TOPmanager®
Hvad er ISO dokumentstyring?
Dokumentstyring af dine ISO-dokumenter handler om at styre, sikre og opdatere virksomhedens dokumenter i ledelsessystemet, så de lever op til kravene i de internationale ISO-standarder – eksempelvis ISO 9001 (kvalitetsledelse), ISO 14001 (miljøledelse), ISO 45001 (arbejdsmiljøledelse), ISO 22000 (fødevaresikkerhed) eller ISO 27001 (informationssikkerhed). Standarderne er mange og TOPmanager® understøtter alle disse regelsæt i de forskellige standardser. TOPmanager® understøtter også krav til granskninger og planlagte reviews af dokumenter i overensstemmelse med de mere krævende standarder som IATF 16949 (Automotive), ISO 13485 (Medical Device) og AS9100 (Aviation, Space and Defence).
ISO-dokumenter kan være alt lige fra procedurer, metodebeskrivelser, arbejdsinstruktioner, organisationsplaner, HACCP-planer, flowdiagrammer, rengøringsplaner, politikker og mål, handlingsplaner, funktionsbeskriver, risikoanalyser, auditplaner og -rapporter, afvigelser, forbedringer, kalibreringsvejledninger, kompetenceoversigter, anlægsoversigter og meget mere.
Det er afgørende at skabe effektiv dokumentstyring – altså sikre korrekte versioner af dokumenter, skabe gennemsigtighed, sporbarhed og kvalitet i disse interne procedurer.
Hvorfor er dokumentstyring vigtigt i ISO-certificering?
ISO-standarderne stiller krav til virksomheden om at dokumentere sine procedurer, politikker og arbejdsprocesser. Uden effektiv dokumentstyring risikerer virksomheden, at der opstår fejl, medarbejderne mister overblikket og i sidste ende kan man enten ikke opnå eller opretholde sin certificering. Dette kan være katastrofalt, hvis certificeringen er et krav for at handle med sine kunder. At miste overblikket og /eller at sammenblande dokumenter kan også medføre tab som følge af reklamationer og fejl. Med TOPmanager® bliver det langt nemmere at leve op til kravene.
TOPmanager® understøtter også godkendelse af kladder af dokumenter (inden udgivelse) og dokumentation for, at dokumenter er sendt i træning inden de anvendes i organisationen.
Hvordan hjælper TOPmanager® med styringen af ISO-dokumenter?
TOPmanager® er et brugervenligt og fleksibelt softwaresystem til dokumentstyring, der er udviklet til at understøtte ISO-certificerede organisationer med alt, hvad der er nødvendigt at styre i forbindelse med en certificering. Systemet sørger for:
- Enkel oprettelse og deling af dokumenter
- Versionsstyring og mulighed for (sporbar) godkendelse af dokumenter inden udgivelse
- Effektiv versionshistorik
- Effektiv træning i nye eller ændrede dokumenter
- Etablering af dokumentpakker til træning – til brug ved onboarding eller gentræning
- Automatiske påmindelser for planlagte reviews for tilstrækkelighed af indholdet
- Effektiv søgning og nem genfinding
- Sikker arkivering
Alt sammen med fokus på ISO-krav og compliance.
Hvad gør TOPmanager® ideel til dokumentstyring af ISO 9001, 14001, 13485, 22000 eller 27001?
Alle standarderne stiller krav til struktureret dokumentstyring. TOPmanager® gør det nemt at dokumentere processer, procedurer, instruktioner, audits og afvigelser og forbedringer ét sted. Systemet sikrer, at alle medarbejdere har adgang til opdateret information – og at intet går tabt i papirbunker eller forældede drev.
Hvordan sikrer TOPmanager® sporbarhed og revisionssikkerhed?
Med TOPmanager® kan I til enhver tid dokumentere, hvem der har godkendt et dokument, hvornår det er opdateret, og hvilke ændringer der er foretaget. Det skaber fuld sporbarhed og gør jer klar til både interne og eksterne audits – en essentiel del af ISO 9001, ISO 27001 og alle de øvrige ledelsesstandarder.
Kan TOPmanager bruges til andre ISO-standarder?
Ja! Ud over ISO 9001 – der er den mest anvendte ledelsesstandard – kan TOPmanager® også understøtte dokumentation til ISO 14001 (miljøledelse), ISO 45001 (arbejdsmiljøledelse), ISO 22000 og FSSC 22000 (fødevaresikkerhed), ISO 13485 (Medicinsk udstyr), AS9100 (luftfarts-, rumfarts- og forsvarsindustrien) eller ISO 27001 (informationssikkerhed) og flere andre. Systemet er fleksibelt og kan tilpasses jeres behov – uanset branche.
Hvad får vi ud af dokumentstyring ved at vælge TOPmanager®?
-
Bedre overblik over processer, procedurer og øvrige dokumenter
-
Øget effektivitet og mindre spildtid
-
Nem adgang til dokumentation ved audit
-
Øget medarbejderinvolvering og ansvar
-
Tryghed i forhold til ISO-compliance
Er det nemt at komme i gang med TOPmanager?
Ja! Vi tilbyder både onboarding, support og træning, så I hurtigt kommer i gang – og får maksimal værdi ud af systemet. Uanset om I allerede er ISO-certificeret eller på vej mod det, kan vi hjælpe jer med at få styr på dokumentationen.