Dokumentstyring

I TOPmanager® er det nemt at arbejde med dokumentstyringen. Som udgangspunkt arbejder med 4 forskellige typer af dokumentere: procedurer (processer), instruktioner, sektionsdokumenter (organisationsdiagrammer, funktionsbeskrivelser, fabrikslayouts) samt kvalitetsspecifikationer (ingrediensliste, pakkeinstruktion, kvalitetsspecifikation etc). 

Der er mange muligheder med de 4 typer af dokumenter, som alle versionsstyres. Af dokumenterne fremgår typen, seneste opdateringsdato og tidspunkt, link til tidligere versioner af dokumentet, dokumentejeren samt link til dokumentets høringsfase (godkendelse af seneste rettelse). På dokumentet fremgår også hvem der har læst dokumentet og hvornår. dette kan være relevant i en auditsituation.

Billeder i dokumenterne
Du kan nemt indsætte figurer, illustrationer, billeder og videoklip direkte i dokumenterne.

Flowdiagrammer i dokumenterne – tegn processer med pile, illustrationer og tabeller
TOPmanager® indeholder en smart editor, hvor du kan tegne vektor-baserede illustrationer og flowdiagrammer. Det er nemt at arbejde med og du kan skabe mange flotte effekter på dine flowdiagrammer. Du kan lægge skyggeeffekter på dine diagrammer, indsætte pile på billeder og meget mere. Du kan også indsætte links på dine processer og på den måde, sikre at du via illustrationer i ledelsessystemet kan klikke rundt i relevante områder og niveauer i systemet. Det er smart og funktionelt. 

Dokumenter i høring
Du kan nemt sende et dokument i høring inden du udgiver dokumentet. På den måde kan du indhente accept eller afvisning samt relevante kommentarer fra høringsdeltagerne inden udgivelsen. 
Du opretter en kladde, hvorefter du vælger de høringsparter, som du vil vil have en accept eller afvisning fra.

Dokumenter i træning
Det er også nemt at sende dokumenter i træning. Når du har sendt dokumenter i træning kan du også efterfølgende nemt holde overblik over hvilke dokumenter, som er sendt i træning og holde styr på, hvornår de enkelte medarbejdere har læst dokumentet.
Du kan også nemt rykke de medarbejdere, som endnu ikke har fået meldt tilbage med “Læst og forstået”. 

Granskning af dokumenter
Det er nemt at planlægge, gennemføre og dokumentere granskninger af dokumenter i TOPmanager®. En granskning er en planlagt gennemgang med fastlagt interval der skal sikre, at indholdet i dokumenter forsat er retvisende. Granskningen dokumenteres med et dato- og signaturstempel, som dokumenterer, at indholdet har været gennemgået og er fundet retvisende. Inden for en række ISO-standarder er granskning af dokumenter påkrævet.