TOPmanager® Whistleblower System
Hvad er et Whistleblower System
Et effektivt Whistleblower System kan redde både omsætning og omdømme. Oftest er det nemlig en whistleblower, der indberetter sagerne, før tingene går helt galt. Sidder ledelsen disse indberetninger overhørig, kan det ende med store økonomiske tab, tab af image, tab af væsentlige kunder og nøglemedarbejdere, hvilket kan have store konsekvenser.
Whistleblowersystem – et vigtigt redskab
Et whistleblowersystem er altså et vigtigt redskab for enhver virksomhed, der ønsker at forebygge og opdage alvorlige økonomiske og kriminelle forhold og konflikter på arbejdspladsen.
Med TOPmanager® Whistleblower System kan topledelsen sikre, at virksomheden er bygget på et solidt fundament uden indkøb af yderligere eksterne softwareløsninger. Det hele er samlet i ét ledelsessystem. Nemt for brugerne og nemt for topledelsen.
Hvorfor skal den enkelte virksomhed etablere et whistleblowersystem?
Det skal virksomhedens ansvarlige ledelse af flere grunde. Den væsentligste er nok, at et effektivt whistleblowersystem medvirker til forebyggelse af ulovligheder og såfremt ulovlighederne pågår eller er sket, kan whistleblowersystemet medvirke til et hurtigt stop af kriminalitet, upassende adfærd eller andre ulovligheder.
En anden væsentlig årsag er, at et EU-direktiv gør etableringen at et whistleblowersystem til et lovkrav for flertallet af danske virksomheder. Således skal alle virksomheder med mere end 50 ansatte have et whistleblowersystem. EU-direktivet foreskriver, at alle virksomheder med 250 ansatte skal have etableret et whistleblowersystem inden 17. december 2021 og alle virksomheder med 50 ansatte og derover skal have etableret et whistleblowersystem inden 17. december 2023.
TOPmanager® Whistleblower System
Indholdet i TOPmanager® Whistleblower System er dels en reference til en procedure for selve håndteringen i whistleblowersystemet, som I har beskrevet i jeres TOPmanager® ledelsessystem på linje med jeres øvrige forretningsgange samt en mulighed for – anonymt eller navngivet – at indberette situationer og hændelser om ulovlig eller upassende adfærd.
Følgende er væsentligt i TOPmanager® Whistleblower System:
- Indberetter kan ved indberetningen og efterfølgende forblive anonym
- Indberetteren kan vedhæfte dokument, foto og video på op til 50mb ved indberetning
- Høj sikkerhed gennem kryptering beskytter indberetteren
- TOPmanager® tilknytter TOPmanager® Whistleblower System til virksomhedens i forvejen kendte ledelsessystem, hvilket er nemt for brugerne.
- Neutral notifikation til sagsbehandlere om en ny sag er indberettet
- Mulighed for at sagsbehandlere selv kan indberette sager
- GDPR-reglerne om mulighed for sletning af persondata overholdes. Indberetninger kan først slettes, når alle sagsbehandlere har indstillet indberetningen til sletning.
- Hvidvaskningslovens §35 om anonym indberetning understøttes
- Whistleblowersystemet giver muligheden for at kommunikere anonymt mellem virksomheden og indberetter
- Whistleblowersystemet giver både sagsbehandlerne og indberetter mulighed for at følge med i korrespondancen gennem sagsloggen
Modtagere af indberetningerne
På forhånd har virksomheden udpeget 3 betroede personer i whistleblowersystemet til at modtage indberetningerne. De 3 modtagere af indberetningerne fremgår af whistleblowersystemets forside og indberetteren kan fravælge én af modtagerne – eksempelvis hvis indberetningen netop omhandler denne person. De to øvrige modtagere (der skal minimum være 2 modtagere tilbage) vil modtage indberetningen og skal på baggrund af denne behandle indberetningen.
De 3 modtagere af indberetningerne kan eksempelvis være formanden for virksomhedens bestyrelse, et bestyrelsesmedlem samt virksomhedens advokat eller revisor. Har virksomheden ikke en bestyrelse kan det være 3 andre betroede medlemmer af virksomhedens ledelse eller ejere af virksomheden.
Modtagerne af indberetningen har mulighed for at stille supplerende spørgsmål til anmelderen i en kommunikationslog, hvor kommunikationen afsendt fra anmelderen fortsat kan forblive anonym.
Modtagerne af indberetningen har også mulighed for over for anmelderen at bekræfte modtagelsen af indberetningen og orientere om eventuelle igangsatte aktiviteter. Bekræftelse af modtagelsen af indberetningen skal i henhold til EU-direktivet ske inden for 7 dage.
Du har mulighed for at læse den danske udgave af EU-direktivet her. (EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS DIREKTIV (EU) 2019/1937 af 23. oktober 2019 om beskyttelse af personer, der indberetter overtrædelser af EU-retten).
Der er ikke mulighed for at spore, fra hvilken brugerprofil indberetningen er afsendt idet whistleblowersystemet har en tidsforskydning i forhold til brugerens login og afsendelsen af indberetningen ligesom al kommunikation i whistleblowersystemet er krypteret, således at information og korrespondance heller ikke er læsbar i databasen.
Er du allerede TOPmanager® kunde?
Anvender I allerede TOPmanager® som ledelsessystem i dag, er det nemt for jer at få adgang til TOPmanager® Whistleblower System. Vi kan med få klik tilføje TOPmanager® Whistleblower System til jeres eksisterende TOPmanager®-løsning og være behjælpelige med opsætning af de personer, som skal modtage indberetningerne. Det er nemt, enkelt og effektivt!
Hvad indeholder et whistleblowersystem?
Et whistleblowersystem er en kombination af procedurer forbundet med en whistleblower indberetningsportal og et setup til viderebehandling af indberetninger. Det er en løsning, som optimerer mulighederne for at få indsigt og viden om eksempelvis kriminelle handlinger som økonomisk kriminalitet, krænkelser, svig, korruption og andre ulovligheder.
Et whistleblowersystem er altså et proaktivt værktøj. Udadtil kan det øge din virksomheds troværdighed og omdømme. Indadtil kan det give medarbejdere sikkerhed for, at deres individuelle og kollektive bekymringer og indtryk er noget, som topledelsen i virksomheden værdsætter. Etableringen af et whistleblowersystem viser også, at I som ledelse forstår, at der kan være situationer, hvor det ikke er muligt at gå via de etablerede kommunikationskanaler.
Kontakt os for at få yderligere information om TOPmanager® Whistleblower System.
