TOPmanager® er et elektronisk ledelsessystem

Tag med på arbejde i TOPmanager®…

TOPmanager® er en smart og brugervenlig løsning til styring af dokumenter, afvigelser, forbedringsforslag og opgaver, som løbende vender tilbage – eksempelvis kalibrering, lovpligtige eftersyn, service og vedligehold etc. TOPmanager® indeholder også et modul for risikoanalyser, et HR-modul til styring af medarbejdernes kompetencer, mærkedage, faglige- og personlige mål, et Audit-modul samt et Infoboard til vidensdeling, elektronisk opslagstavle og målstyring. Få et hurtigt indblik i TOPmanager® her (film fra Youtube). 

Dokumenter er eksempelvis dine processer, procedurer/forretningsgange, instruktioner, kvalitetsspecifikationer, funktionsbeskrivelser, blanketter og formularer. Alle de styringsmæssige procedurer, som du har i organisationen.

TOPmanager® Nemt – Overskueligt – Effektivt!

Den primære målgruppe for TOPmanager®

Softwaren er udviklet og målrettet til at varetage behovene for et elektronisk ledelsessystem i alle typer af organisationer.

I organisationer med over 1.000 aktive brugere har vi muligheder for at tilbyde specialopsætninger. En specialopsætning kan ske på separat webhotel ligesom der også kan være andre muligheder. Kontakt os for at høre nærmere om dette på telefon 56 29 72 36.

Har du behov for at oprette mange brugere, har vi mulighed for hjælpe dig med oprettelsen eller vi kan tilbyde at konvertere dine medarbejderdata til en datafil, som vores programmører indlæser i TOPmanager®. Er du i tvivl så kontakt os på telefon 56 29 72 36.

TOPmanager® er skabt af mennesker med mange års praktisk erfaring fra kvalitetsledelse og LEAN

TOPmanager® er skabt af mennesker, som er uddannede Lead Auditorer og har mere end 30 års praktisk erfaring med ledelsessystemer. Disse erfarne konsulenter ved om nogen, hvilke krav et ledelsessystem skal opfylde for at være intuitivt for brugerne, nemt at arbejde med, fungere effektivt og have tilstrækkelig “gennemsigtighed” for at skabe tillid i organisationen.

Hør om alle de features du får med i basisversionen af softwareløsningen TOPmanager® (video).

WEB-baseret løsning

TOPmanager® er et webbaseret ledelsessystem. Uanset hvor i verden du befinder dig, kan du logge ind på dit ledelsessystem via din browser. Systemet kan vises i anerkendte browsere som Google Chrome, Safari, Edge eller Firefox. Vi fraråder, at du anvender Internet Explore da denne browser efter 2015 ikke længere opdateres. Systemet er optimeret til Google Chrome, så denne browser anbefaler vi for at få det fulde udbytte af alle funktionaliteter. Systemet ligger på et hosted webhotel. Der tages back up flere gange dagligt.

Computer, Tablets og Smartphones
Programmet kan anvendes på alle devices som er i stand til at manøvrere på internettet. Designet er responsivt og alligevel har TOPmanager® udviklet en særlig brugervenlig visning på smartphones. Det gør arbejdet i ledelsessystemet ekstra nemt for brugere på farten at læse dokumenter, oprette afvigelser og nærved-hændelser, oprette forbedringsforslag eller foretage eftersyn af håndværktøj og andet udstyr. 

Video – TOPmanager® i kombination med TOPrecord®

Fordelene ved TOPmanager®
Softwareprogrammet indeholder forskellige elementer som alle taler sammen. Når du arbejder i TOPmanager® oplever du nem styring af:

• Dokumenter og automatisk versionsstyring.
• Mulighed for at arbejde med flowdiagrammer i dokumenterne
• Elektronisk registrering og behandling af afvigelser.
• Elektronisk registrering og behandling af forbedringsforslag.
• Integrerede risikoanalser – mulighed for at arbejde med 4 forskellige modeller
• Task Manager – til styring af tilbagevendende opgaver som eksempelvis kalibrering af udstyr, service, lovpligtige eftersyn, vedligehold, MUS-samtaler, kontraktforhandlinger, medarbejdermøder etc.
• Der kan arbejdes med 4 dokumenttyper / -niveauer; Procedurer/forretningsgange, Instruktioner, Sektionsdokumenter, Kvalitetsspecifikationer.
• Nem oprettelse af skabeloner for forretningsgange, instruktioner, organisationsplaner, funktionsbeskrivelser, kvalitetsspecifikationer og andre dokumenter.
• Et godt designmodul, så ledelsessystemet nemt kan tilpasses virksomhedens corporate identity.
• Referencer til ISO standarder så det er nemt at etablere krydsreferencer og se om alle punkter i standarderne er dækket.
• Et ledelsessystem, som findes i flere sprogversioner (Dansk, Engelsk, Tysk, Svensk og Finsk).
• Søgefunktion som søger på værs af forretningsgange, instruktioner, afvigelser og forbedringsforslag, i Task Manageren samt på filnavne i den uploadede dokumentation.
• Muligheder for udtræk af et samlet summary, detaljerede oversigtsrapporter samt diverse informationer.
• Fire forskellige brugerniveauer: superbruger, bruger, gæsteniveau samt infoboard. Hvert brugerniveau har fastlagte rettigheder og muligheder for at tilføje yderligere beføjelser på brugerniveau.
• Mulighed for oprettelse af ubegrænset antal brugergrupper – eksempelvis grupper for medarbejdere i “Salg”, Indkøb”, “Marketing” etc.
• Muligheder for at sende kladder i høring for styring af kommentarer inden udgivelse.
• Muligheder for at sende dokumenter i træning og etablering af træningshistorik
• HR modul med muligheder for at styre kompetencer, uddannelse og træning, resultater af MUS-samtaler m.v.
• Mulighed for at styre og igangsætte enkeltstående opgaver hos medarbejdere. Eksempelvis opfølgning på effektiviteten af iværksatte uddannelses- og træningsaktiviteter, MUS-samtaler etc.
• Mulighed for at styre samtykkeerklæringer (GDPR) og opretholde oversigt over samtykkeerklæringer fra brugerne etc.
• Smart infoboard med elektronisk opslagstavle, fraværsoversigt, målstyring, rapportvisning samt sidevisning af fotos og film.
• Browserbaseret ledelsessystem med mulighed for adgang til ledelsessystemet uanset hvor du er i verden, blot du har adgang til internettet.
• Detaljerede vejledninger på flere sprog, understøttet med god grafik, på alle features.
• Softwaren er valideret.
• Hotline – alle ugens dage.
• Et ledelsessystem som er intuitivt og derfor nemt at arbejde med.

Afvigelser
I TOPmanager® er det nemt at registrere en afvigelse. Det kræver kun få klik, så er afvigelsen registreret og blevet en del af systemet. Alle afvigelser tildeles et unikt nummer. Da oprettelse sker nemt, er incitamentet stort for at alle medarbejdere kan oprette afvigelser, som de enten selv eller en anden medarbejder kan arbejde videre med. Superbrugere har muligheder
for at oprette forskellige typer af afvigelser, forskellige fejlkategorier, forskellige afdelinger osv.

Afvigelser kan have forskellig status afhængig af, hvor langt afvigelserne er i behandlingsprocessen. Der arbejdes med kategorierne:

• Oprettet
• Igangværende
• Afventer
• Afsluttet – klar til opfølgning
• Afsluttet og fulgt op.

Forbedringer
Registrering og styring af forbedringsforslag er væsentlig for alle i organisationen, således at ethvert forslag kan vurderes systematisk og virksomhedens ledelse kan beslutte om forslaget skal implementeres eller hvad der skal ske med idéen. I TOPmanager® er det nemt at registrere forbedringsforslag. Det kræver kun få klik, så er forbedringsforslaget registreret og blevet en del af systemet. Alle forslag
tildeles et unikt nummer. Da oprettelse sker nemt er incitamentet stort for at alle medarbejdere vil oprette forbedringer. Alle
forbedringsforslag kan styres til én eller flere modtagere i organisationen. Forbedringsforslag kan have forskellige status afhængig af, hvor langt forslagene er i behandlingsprocessen.
Der arbejdes med kategorierne:

• Oprettet
• Igangværende
• Afventer
• Afsluttet – klar til opfølgning
• Afsluttet og fulgt op.

Task Manager
Task Manager er et redskab til at styre tilbagevendende aktiviteter i virksomheden. Det kan for eksempel være kalibrering af måleudstyr, service og vedligehold af maskiner, lovpligtige eftersyn af stiger, kabeltromler og andet, som kræver lovpligtigt eftersyn, gennemgang af bygninger og udstyr og meget andet. I Task Manager oprettes stamkort på hver enkelt aktivitet/værktøj og herefter kan kalibreringer, kontroller eller andet registreres. Task Manager giver dig en oversigt over, hvornår seneste registrering har fundet sted og hvornår næste registrering skal foretages. Der kan desuden tilknyttes filer til hver enkelt registrering, det kunne for eksempel være en målerapport, servicerapport eller dokumentation fra en ekstern leverandør.

Auditmodul
Auditmodulet indeholder styring af Lead Auditorer, Auditorer og Audit Trainees, fastlæggelse af rammer for interne- og eksterne audits, detailprogrammer, auditplaner, standardtjeklister, skildpaddediagrammer (Turtle-diagrammer) samt auditrapporter.

Det er nemt at oprette afvigelser og forbedringsforslag, mens du er i gang med at skrive selve auditrapporten.

Du har mulighed for at opbygge dine egne standardtjeklister med spørgsmål som du ofte benytter. Når du opretter dine egne standardtjeklister kan du vælge at tage udgangspunkt i TOPmanager®s standardtjekliste, som indeholder 24 spørgsmål, hvoraf flere af spørgsmålene består af flere uddybende spørgsmål. I alt indeholder TOPmanager® standardtjeklisten 64 forhold, som giver god mening at afdække.
Det er også nemt for dig at fjerne eller tilføje spørgsmål fra den oprindelige TOPmanager® standardtjekliste og herefter gøre den tilpassede liste til din egen standardtjekliste.

Du har i tjeklisterne mulighed for at tildele en score (+2, +1, -1, -2) for besvarelsen af hvert af spørgsmålene. Når alle spørgsmål er gennemgået, kan du få en samlet score på oplevelsen af besvarelsen i den enkelte tjekliste.

Muligheden med ”Score” er specielt egnet ved de audits, hvor du afdækker de samme forhold og således kan sammenligne forskellige situationer. Eksempelvis ved audits hos underleverandører, ved audits i sammenlignelige afdelinger etc.

Referencer til ISO-standarders kravelementer, processer og dokumenter
I tjeklister og auditrapporter har du mulighed for reference til ISO-standardernes punkter, til jeres processer og/eller til virksomhedens versionsstyrede dokumenter.

Krydsreference matrix
Kravelementerne i de mest anvendte standarder er en del af TOPmanager® og som kunde bliver du tilknyttet den eller de standarder, som du benytter i dit kvalitetsledelsessystem. Når du uploader eller reviderer dine forretningsgange og instruktioner har du mulighed for at tilknytte standardens relevante afsnit til hver enkelt forretningsgang. Under menupunktet “Udtræk” kan du få en oversigt over krydsreferencer sammenholdt med dine forretningsgange, hvilket giver et hurtigt overblik og bevisthed om, hvilke afsnit i standarden der eventuelt endnu ikke er omfattet af din virksomheds ledelsessystem.

HR-modulet
HR-modulet gør det enkelt at styre medarbejdernes kompetencer. Hver bruger (medarbejder) har et stamkort med relevante oplysninger på medarbejderen. Eksempelvis adresse, navne og telefonnumre på medarbejderens pårørende, udleverede effekter, faglige mål og personlige mål. Der kan uploades uddannelsesbeviser, anbefalinger etc.. Som kunde bestemmer du, om du ønsker at benytte dig af HR-modulet. Vil du gerne udnytte de muligheder, som HR-modulet giver dig, har du adgang til modulet. Ønsker du ikke at benytte dig af HR-modulet har du ikke adgang til denne feature og den skaber således ikke “støj” i visningen af forsiden.

Adgang til medarbejderstamkort
Ved oprettelse defineres begreberne “Direktør” og “HR-ansvarlig”. Disse funktioner har altid adgang til samtlige stamkort. “Direktør” og “HR-ansvarlig” betragtes således som værende på et overordnet niveau. “Direktør” eller “HR-ansvarlig” tildeler personaleansvar på de øvrige medarbejdere og herefter har den personaleansvarlige leder rettigheder til at se stamkort på sine egne medarbejdere. Den personaleansvarlige leder kan give tilladelse til, at den enkelte medarbejder kan se sit eget stamkort.

Kompetencer – faglige og sociale kompetencer
Den personaleansvarlige fastsætter det faglige kompetenceniveau
og niveauet for de sociale kompetencer. De faglige kompetencer er opdelt i en række delprocesser, som er defineret af superbrugere og niveauet fastsættes ud for de enkelte delprocesser.

TOPmanager® har defineret en række sociale kompetencer som kan anvendes, men det er muligt for kunden at definere sine egne sociale kompetencer. Måske har virksomheden en række værdier, som er væsentlige at arbejde med og dette er muligt med HR-modulet.

Kompetencematrix
Der kan der trækkes kompetencematrix ud på alle brugere (med undtagelse af gæst-niveau), hvor de enkelte værdier er omsat til farver.

Udvidet kompetencematrix
“Direktør”, “HR-ansvarlig” og personaleansvarlige har rettigheder til at trække en udvidet kompetencematrix med alle relevante informationer om medarbejderne – herunder alder, ancinnietet, afdelingsleder, faglige kompetencer og sociale kompetencer. Denne oversigt kan trækkes på afdelingsniveau eller for et udvalg af afdelinger.

Mærkedage
Alle brugere (med undtagelse af gæst-niveau) kan trække en oversigt over fødselsdage og jubilæer. De fødselsdage og jubilæer, som skal vises på oversigten, fastsættes af superbrugerne.

Infoboard
TOPmanager® indeholder et smart infoboard, hvor du kan bestemme individuelle visninger for brugerne og på infoskærme rundt omkring i virksomheden. Hver infoskærm oprettes som individuel bruger og giver således individuelle muligheder for visninger. Infoskærme viser alene infoboardet og kan ikke anvendes til at surfe rundt i det øvrige system.

Infoboardet indeholder følgende elementer:

• Fraværsoversigt
• Elektronisk opslagstavle
• Lysavis med mærkedage
• Målstyring
• Oversigt over de seneste forbedringer
• Oversigt over de seneste afvigelser
• Summary af de seneste 90 dage.

Fraværsoversigt
Du kan skabe op til 5 forskellige fraværskategorier. Eksempelvis: Ikke planlagt fravær, Afspadsering, Kundebesøg, Kursus og Udlånt. Dette er blot eksempler – muligheder er op til dig. Det kan også anvends til hvem der er i hvilke afdelinger i dag etc. Denne feature kan som alle øvrige features slås til og fra i visningen på det enkelte infoboard.

Elektronisk opslagstavle
Dette bliver værktøjet til virksomhedens fremtidige informationsdeling. Alle brugere kan udgive opslag på tavlen. Opslag kan planlægges og udgives på fastlagte tidspunkter ligesom alle opslag arkiveres. Det er her medarbejderne finder relevant information om, hvad der sker i virksomheden. Eksempler på opslag kan være En ny stor kunde, kundebesøg i huset, Indkaldelse til SU-møde, Flytning af et AMO-møde, Udstilling i kunstforeningen, ansættelse af en ny medarbejder… etc. Det er kun fantasien, som sætter grænser. Denne feature kan som alle øvrige features slås til og fra i visningen på det enkelte infoboard.

Lysavis med mærkedage
Medarbejdere, som har fødselsdag eller jubilæum, markereres i en løbende lysavis på forsiden af infoboardet. Denne feature kan som alle øvrige features slås til og fra i visningen på det enkelte infoboard.

Målstyring
Her kan du vise alle relevante mål for organisationen. Du vælger selv, hvor mange mål du ønsker at vise. Hvert mål kan indeholde op til 12 registreringer og du kan vælge mellem forskellige grafiske visninger af målet (søjle-, cirkel- eller linjediagram). Målstyring kan eksempelvis anvendes til visning af omsætning, antal afvigelser, tilgang af nye kunder, registrering af nær-ved-hændelser, spild og kassationer etc. Denne feature kan som alle øvrige features slås til og fra i visningen på det enkelte infoboard.

Oversigt over seneste forbedringer
De seneste 13 forbedringer vises i en oversigt som kort viser registreringsdato og indledningen i forbedringen. Oversigten indeholder links til de enkelte forbedringer. Denne feature kan sammen med visning af afvigelser og summary slås til og fra i visningen på det enkelte infoboard.

Oversigt over seneste afvigelser
De seneste 13 afvigelser vises i en oversigt som kort viser registreringsdato og indledningen i afvigelsen. Oversigten indeholder links til de enkelte afvigelser. Denne feature kan sammen med visning af forbedringer og summary slås til og fra i visningen på det enkelte infoboard.

Summary – 90 dage
Summary er en rapport, som indeholder en lang række detaljer om antaller af afvigelser, omkostninger i forbindelse med afvigelserne, årsager til fejlene samt oplysninger om afdelingerne, hvori afvigelserne er opstået. Summary’et indeholder også oplysninger om effektiviteten/hurtigheden i behandlingen af afvigelserne. Der er en flot grafisk visning i summary’et. Denne feature kan sammen med visning af forbedringer og afvigelser slås til og fra i visningen på det enkelte infoboard.

Sprogversioner
Du oprettes som ny kunde med den aftalte sprogversion. Vi kan dog nemt skifte sprogversion for dig og alle softwareoverskrifter skifter til det valgte sprog – også selvom du er godt igang med at anvende softwaren i virksomheden.
Du har også mulighed for at få udviklet din egen sprogversion af TOPmanager® – eksempelvis spansk, portugisisk, polsk eller fransk.

I øjeblikket tilbydes TOPmanager® i følgende sprogversioner:

• Dansk
• Engelsk
• Tysk
• Svensk
• Finsk

Kontakt os
Er du interesseret i at høre mere om TOPmanager®, så kontakt os på mail eller ring til os på telefon 56 29 72 36.
Vi kan svare på dine spørgsmål over telefonen eller aftale et uforpligtende møde hos dig, hvor du kan se programmet og fornemme mulighederne for dig og din virksomhed.