+45 56 29 72 36 mail@topmanager.dk

EU-persondataforordningen – Hvem er dataansvarlig?

Den 25. maj 2018 trådte den nye EU-persondataforordning i kraft i hele EU. EU-persondataforordningen indeholder skrappere krav til registrering, styring og håndtering af persondata. Der skelnes blandt andet mellem “Dataansvarlige” og “Databehandlere”.

Dataansvarlig
Som kunde/bruger af TOPmanager® er du dataansvarlig og skal leve op til de forpligtelser, som forordningen pålægger dig som dataansvarlig.

Det betyder blandt andet, at du skal kunne dokumentere at dine medarbejdere har givet et utvetydigt og informeret samtykke til, at deres oplysninger må optræde i dine personalearkiver, ligesom du skal sikre dig, at kun relevante mennesker i din organisation har adgang til de enkelte personoplysninger.

Der skelnes mellem almindelige persondata (eks. navn, adresse, civilstand) og personfølsomme data (eks. køn, religion, helbred, seksuel orientering).

TOPmanager® opfordrer til, at ingen kunder registrerer personfølsomme data, såsom køn, religion, seksuel orientering, sygdom eller lignenden i TOPmanager® eller beslægtede programmer, da registrering af den slags data ofte alene er relevante for sundhedsvæsenet.

I TOPmanager A/S er det vores klare opfattelse, at så længe personfølsomme data ikke er registreret/nedfældet og/eller indtastet, er risiciene for spredning af eventuelle personfølsomme data minimeret.

Vi anbefaler at du arbejder ud fra følgende generelle regler i TOPmanager®:

  1. Indhent utvetydigt, informeret og skriftligt samtykke fra de medarbejdere, som er brugere i TOPmanager®, således at samtykket kan dokumenteres. Dette kan eksempelvis ske i TOPmanager® ved anvendelse af “Samtykkeerklæring”.
  2. Registrer kun de persondata, som vurderes at være absolut relevante for din organisation, virksomheden, dine processer, ledelsessystemet og/eller eventuelle myndigheder.
  3. Undlad helt at registrere personfølsomme data (køn, race, religion, helbred, seksuel orientering) i TOPmanager®.
  4. Minimer omfanget af personer, som har adgang til persondata til det absolutte minimum, så kun relevante personer i organisationen har adgang til netop disse persondata.
  5. Oprethold god datadisciplin. Opret derfor kun nødvendige brugere og tildel disse brugere et vanskeligt password. Et vanskeligt password er et password, som ikke umiddelbart kan gennemskues af andre. Undlad at anvende cpr-numre, navne, telefonnumre, postnumre, navnet på din kæreste, din kat, dit barn eller lignende i passwords. Når du opretter nye brugere foreslår TOPmanager® ud fra en tilfældig logaritme et vanskeligt password, som vi anbefaler, at du anvender. Oprethold altid kun relevante brugere og slet derfor brugere, som ikke længere er relevante eller ikke længere skal have adgang til registreringerne i TOPmanager®.

Det er den dataansvarliges ansvar (det vil sige, at det er vores kunders ansvar), at der foreligger en databehandleraftale mellem den dataansvarlige og databehandleren. Kriterierne for samarbejdet mellem vores kunder (de dataansvarlige) og TOPmanager® (databehandler) er således nedfældet under punktet Vilkår og ansvar.

Som kunde og bruger af TOPmanager® er det vigtigt, at du som kunde kan garantere overfor TOPmanager A/S (udbyder), at du har den juridiske ret til at videregive og registrere personlige data og alle øvrige data, som du videregiver og/eller indtaster, uploader og/eller dokumenterer i softwareprogrammet TOPmanager®.

Databehandler
TOPmanager A/S er databehandler. Idet vi opbevarer data for kunderne er vi i følge EU-persondataforordningen databehandler. Dette faktum er vurderet og fastlagt skriftligt den 23. maj 2016 af advokat med speciale i software Niels Dahl-Nielsen fra advokatfirmaet Brandt & Lauritzen, København.

Databehandlingen
TOPmanager A/S skaber ikke konklusioner, anvender ikke eller på anden måde behandler kundernes data udover at stille softwaren TOPmanager® til rådighed for kunderne, hvori kunderne registrerer deres ledelsessystem, relevante data og kan trække statistik ud på deres egne data. TOPmanager A/S anvender altså ikke de af kunden indtastede data.

Vores ansvar som databehandler er at sikre, at dataene er tilgængelige for kunden (driftsstabilitet) og at sikre, at adgangen til kundens data er begrænset til kunden selv og til de medarbejdere, som arbejder med udvikling og vedligeholdelse af TOPmanager® ligesom det er vores ansvar at sikre, at dataene opbevares forsvarligt og at de fysisk opbevares inden for EU. Dataene opbevares fysisk hos DanDomain A/S som fungerer som underbehandler. Dataene er således placeret indenfor EU (DanDomain A/S ligger i Danmark) ligesom der eksisterer en kopi af dataene (backup) på en ekstern harddisk hos TOPmanager A/S, Ugledigevej 103 i Vordingborg i tilfælde af systemnedbrud hos DanDomain.

TOPmanager A/S har indgået en databehandleraftale med DanDomain A/S. Databehandleraftalen med DanDomain A/S samt en kort beskrivelse af DanDomain A/S’ sikringsmiljø kan downloades her.

Datatilsynet
Lasse Ahm Consult har i december 2016 ansøgt Datatilsynet om at få Lasse Ahm Consult registreret som databehandler og dermed TOPmanager® registreret som dataregister. Datatilsynet har den 22. marts 2017 meddelt Lasse Ahm Consult, at da “databehandling” ikke er Lasse Ahm Consults hovedaktivitet er virksomheden derfor IKKE underlagt krav om registrering. Dette faktum var vi i Lasse Ahm Consult vidende om på ansøgningstidspunktet, men vi havde et ønske om at lade os registrere for god ordens skyld. Datatilsynet har med deres afgørelse fulgt dataforordningens krav idet Datatilsynet ikke ønsker at registrere virksomheder, hvor databehandlingen ikke er virksomhedens hovedaktvitet. Også selvom virksomheden ønsker at lade sig registrere. Du kan læse Datatilsynets meddelelse her.

Vi har i vores Vilkår og ansvar gjort opmærksom på, at TOPmanager A/S som udbyder behandler data efter instruks fra kunden.

IT-Branchen har udarbejdet en god vejledning i forbindelse med EU-persondataforordningen.

Flere FAQ

Hvorfor skal I vælge en cloud-løsning?

Fordi der er mange fordele ved at vælge en cloudløsning!Ofte kan overvejelserne ved at vælge et nyt ledelsessystem gå på om der skal vælges et ledelsessystem, som ligger på lokal server ELLER der skal vælges et ledelsessystem som er cloudbaseret - altså...

Hvorfor skal I vælge TOPmanager®?

Fordi TOPmanager® er nemt!Den største gevinst ved at anvende TOPmanager® er den øgede effektivitet og minimering af tiden, som anvendes på ledelsessystemet i hele organisationen. TOPmanager® er intuitiv og visheden om at alt omkring ledelsessystemet er...

Hvad kan ændres i TOPmanager®?

TOPmanager® er et standardsystem. Det betyder, at principper og regelsæt for dokumentstyring, kladdehøring, dokumenter i træning, afvigelsesregistrering, styring af forbedringer, risikoanalyser, styring af audits og alle de øvrige moduler er programmeret...

API – data mellem TOPmanager® og andre systemer

API - Application Programming InterfaceDet er muligt at udveksle data mellem TOPmanager® og andre systemer ved hjælp af en specialprogrammering.Hvis I ønsker at dele data mellem eksempelvis e-conomic og TOPmanager® eller Business Central og TOPmanager® tilbyder vi at...

Hvad gør jeg hvis der vises en forkert tjekliste på et task?

Du kan desværre opleve, at din browser spiller dig et puds. Forstået på den måde, at har du arbejdet intensivt med tjeklister, skabt nye tjeklister eller redigeret tidligere tjeklister kan du opleve - helt afhængig af din pc eller mac - at der vises en...

Kan jeg registrere arbejdsmiljøhændelser og ulykker i TOPmanager®?

Det er nærliggende, at registrere ulykker og arbejdsmiljøhændelser i TOPmanager® som en del af afvigelsesregistreringen på lige fod med øvrige afvigelser - eksempelvis kvalitets- og miljøafvigelser. Du skal dog være opmærksom på registreringen af personoplysninger....

Indtal en afvigelse eller en forbedring ved hjælp af mobiltelefonen

Det er nemt at opstarte og udfylde en afvigelse med de grundlæggende informationer ved hjælp af mobiltelefonen. Du kan også indtale forbedringer mens de nye idé er i frisk erindring. Hurtigt og funktionelt. De fleste smartphones har en funktion, som omsætter tale til...

Hvordan får jeg notifikationer fra TOPmanager®

TOPmanager® udsender 2 typer af notifikationer for at hjælpe brugerne med at bevare overblikket og indfri de fastlagte deadlines.Opsætningen af notifikationer i TOPmanager® er designet til løbende at overvåge deadlines inden for en lang række områder....

Kan data fra en aktivitet genskabes efter sletning har fundet sted?

Desværre er det oftest problematisk at genskabe data - eksempelvis et slettet task - idet en bruger har bekræftet sletningen inden den endelige sletning finder sted.Alle steder i TOPmanager®, hvor sletning foretages skal sletningen bekræftes inden den gennemføres....

Hvordan kan TOPmanager® interagere med mit ERP-system?

Det er muligt at få TOPmanager® til at interagere (hente data) med virksomhedens ERP-system og dermed understøtte det øgede krav om digitalisering og integration mellem IT-systemer. Integration kan medvirke til både kvalitetssikring af de anvendte data, hindring af...

Hvad indeholder TOPmanager?

Softwareprogrammet indeholder forskellige elementer, som alle taler sammen. Når du arbejder i TOPmanager® oplever du nem styring af eksempelvis:Dokumenter og automatisk versionsstyring.Mulighed for at arbejde med flowdiagrammer i dokumenterneElektronisk...

Hvem er TOPmanager® primært målrettet til?

Softwaren er udviklet og målrettet til at varetage behovene for et elektronisk ledelsessystem i alle typer af organisationer. I organisationer med over 1.000 aktive brugere har vi muligheder for at tilbyde specialopsætninger. En specialopsætning kan ske på...

Hvad gør jeg hvis jeg gerne vil have min egen sprogversion?

Vi opretter dig som ny kunde med den aftalte sprogversion, men denne kan nemt ændres til et andet sprog, hvorefter alle softwareoverskrifter skifter til det valgte sprog. Du har også mulighed for at få udviklet din egen sprogversion af TOPmanager® -...

Hvilke standarder er allerede en del af TOPmanager®?

Du har mulighed for at koble dine forretningsgange og instruktioner sammen med afsnit i forskellige standarder. Følgende standarder er allerede en integreret del af TOPmanager®:ISO 1090-1:2012ISO 3834-2ISO 9001:2015ISO 14001:2015ISO 13485:2016ISO...

Hvordan får jeg en speciel standard ind i TOPmanager®?

Såfremt du ønsker at benytte en anden ISO standard, som endnu ikke er en del af TOPmanager®, er du velkommen til at kontakte os, så vi har mulighed for at tilføje den ønskede standard til TOPmanager®.Efter vi har tilføjet standarden til dit Kunde-ID kan du...

Hvad koster det at benytte TOPmanager®

Prisen på TOPmanager® er sammensat af én årlig systemlicens på softwaren samt en licenspris pr. bruger, som er oprettet i systemet.Vores priser er yderst konkurrencedygtige i forhold til andre systemløsninger på markedet.TOPmanager® indeholder altid...

Kan Task Manageren påminde mig automatisk

Task Manageren har mulighed for at generere mails automatisk til de personer, som I har besluttet, der skal administrere opgaverne i Task Manageren. På den måde adviseres de ansvarlige brugere i god tid inden deadline. Opgaven fremgår også af...

Hvordan kan jeg organisere mine blanketter/skemaer

Du kan nemt inddele din Blanket-mappe i undermapper. I den underliggende mappe fremgår det tydeligt, hvilke blanketter der ligger i den enkelte undermappe. Det kan ses på oversigten.Selve opdelingen i undermaper sker i Admin modulet ved feltet Upload til...

Hvordan overvåges driftsstabiliteten

I TOPmanager® har vi valgt at overvåge webstedets driftsstabilitet døgnet rundet 365 dage om året. Det gør vi via den særlige overvågningstjeneste Hyperspin.Brugernes elektroniske adgang til webstedet (login) kontrolleres hvert 3. minut døgnet rundt. Det sker ved at...

Kan håndværksvirksomheder også have fordele af TOPmanager®?

Ja - håndværksvirksomheder kan også have stor gavn af at anvende TOPmanager®.I TOPmanager® kan styres arbejdsgange for kundebetjening, tilbudsskabeloner, indkøbsrutiner, opgavebeskrivelser, personalehåndbog, leverandørerkontakter, særlige kundeforhold,...

Hvad er konsekvensen af ikke at indbetale den opkrævede licens?

Det er vigtigt, at indbetale fakturaen på licens rettidigt. Hvis betaling af den opkrævede licens ikke finder sted er der ikke betalt for at anvende softwaren. Den manglende betaling kan skyldes forglemmelse eller manglende betalingsevne i en kortere eller...

Hvem har skabt TOPmanager® – og hvem står bag?

TOPmanager® er skabt af mennesker med mange års praktisk erfaring fra kvalitetsledelse og LEANLasse Ahm er adm. direktør, uddannet Lead Auditor i kvalitets- og miljøledelse, medicinsk udstyr, fødevaresikkerhed og IT- og informationssikkerhed er idémanden...

Kan afvigelser udtrækkes til en Excel-fil (CSV-fil)?

Ja, det er muligt for dig at arbejde videre med dit udtræk over afvigelser i et Excel regneark. Mange brugere har ønsket muligheden for at arbejde videre med udtrækket af afvigelser i Excel og dette ønske har vi naturligvis tilgodeset.Sådan gør du..Når du...

Hvordan styres rettigheder i HR-modulet til at se stamkort

I HR-modulet er der taget højde for at kun de medarbejdere i organisationen, som er direktører, HR-ansvarlige eller har personaleansvar, kan se og redigere medarbejdernes stamkort. Den største udfordring i et HR-system er netop at sikre, at oplysninger om medarbejdere...

Hvordan vises mærkedage i HR-modulet

Alle brugere (med undtagelse af gæst-niveau) kan trække en oversigt over fødselsdage og jubilæer. Fødselsdage og jubilæer, som skal vises på oversigten, fastsættes af superbrugerne. Mærkedage, som endnu ikke er oprundet, er angivet med sort tekst (TOPmanager®...

Hvem har adgang til medarbejderstamkort?

Ved opstart i TOPmanager® defineres begreberne "Direktør" og "HR-ansvarlig" i samarbejder med udbyderen af TOPmanager®. Der kan oprettes flere "Direktør"-er og "HR-ansvarlig"-e med disse rettigheder."Direktør" og "HR-ansvarlig" er det øverste niveau i HR-modulet....

Hvad indeholder HR-modulet?

HR-modulet gør det enkelt at styre medarbejdernes kompetencer. Hver bruger (medarbejder) har et stamkort med relevante oplysninger på medarbejderen. Eksempelvis adresse, navne og telefonnumre på medarbejderens pårørende, udleverede effekter, faglige mål og personlige...

Oversigt over vejledninger

Her finder du oversigten over vejledninger, vi har udarbejdet for softwareløsningen TOPmanager®.For at tilgå vejledningerne skal du være oprettet som bruger og logge ind i TOPmanager® (se ovenfor - LOGIN)Sådan anvender du samtykkeerklæringer (accept for registrering...

Hvordan er dine data sikret? – Backups og opbevaring af data

Backup procedurer og sikring af data - Cloud Server (DanDomain A/S)DanDomain A/S oplyser følgende pr. 9. december 2020 omkring virksomhedens sikring af data:Tager DanDomain daglig backup ?DanDomain tager dagligt backup af alle vores systemer og kan dermed hurtigt lave...